我的好朋友 Claude
用 Claude 整 PDF 摘要:30 頁報告 15 分鐘做出 meeting summary(HK 打工仔版)
第 019 期

用 Claude 整 PDF 摘要:30 頁報告 15 分鐘做出 meeting summary(HK 打工仔版)

入門·職場
第 019 期|Claude Chat|打工仔|

用 Claude AI 整 PDF 摘要:教你個 prompt 由 30 頁報告 15 分鐘做出 executive summary + action items。香港打工仔最常用嘅情況,輸出可以直接帶去開會用。

難度 ☆☆時間 10 分鐘用具 Claude Chat
【編者撰】一個香港人

情境

下午 5 點,老闆轉寄你一份 30 頁嘅 PDF:

「明朝 9 點要傾呢份,你睇下,整個 summary。」

你冇兩個鐘讀完成份文件。 即刻丟去 ChatGPT / Claude 問「撮要 this」,出嚟係一段流水帳,老闆睇完仲係唔知你想佢點

問題唔係 AI 唔識撮要。問題係你個 prompt 只係問「總結」,冇講你呢份 summary 係畀邊個睇、用嚟做乜

呢篇教你一個三段式 prompt——15 分鐘出一份可以直接用嘅 summary,包:執行摘要、重點、行動清單。

跟住做

1. 上傳 PDF

直接拖入 Claude Chat 個對話框就得。Claude.ai 支援 32MB 內嘅 PDF。 如果係掃出嚟嘅圖片 PDF(冇 text layer),先用 Mac 嘅 Preview 或者 Adobe 做 OCR;Claude 直接讀圖片 PDF 嘅準確度唔穩定。

2. 用呢個 prompt(唔好問「撮要 this」)

完整 prompt — copy 即用
我會用呢份 summary 去跟老闆 / 客戶開 30 分鐘嘅會。請幫我整理以下三個部分:Part 1:執行摘要(5 句以內)
用簡單嘅中文,當對方完全冇睇過呢份文件
一句講背景、一句講核心訊息、剩低嘅交代最關鍵嘅 finding/decision/risk
Part 2:重點 bullet(最多 8 點,按重要性排)
每點一行
包括:數字 / 日期 / 關鍵人物 / 具體行動
唔好用「值得注意」、「應加以考慮」呢類空話
Part 3:開會前我應該諗清楚嘅 3 條問題
唔係 yes/no 嗰類
係 if-then 嗰種:「如果 X 真係咁,咁我哋係咪要 Y」
仲要列:呢條問題嘅答案會喺份文件邊一段
Part 4:我自己要做嘅 follow-up(如果有)
用 checkbox format:[ ] 行動 — by 邊個 — by 幾時
如果文件冇明確 owner / deadline,標「需 confirm」
語氣:直接、實用,唔好用「敬請垂注」嗰類老套字眼。

3. 對返重點冇漏

Claude 出嚟之後,隨機開兩三頁 PDF 對返——揀條聽落最重要嘅重點,去返原文核對數字 / 日期 / 名啱唔啱。

呢一步 30 秒,但好緊要。AI 老作數字嘅風險唔係零,特別係表格密嘅報告。唔好懶

4. 改語氣同帶去開會

執走太 AI 味嘅字眼(「值得注意嘅是」、「綜合而言」),改返你自己嘅口吻。 然後印出嚟 / 帶平板開會。唔好貼入 email 就算,因為對方會睇得出。

變化例子

變化 1:份報告係英文,summary 要中文

變化 1 — 英文 PDF → 中文 summary
(同上面 prompt 一樣,但加返呢句)文件係英文,但我嘅 summary 要繁體中文(廣東話書面語)。
保留英文 acronym(例如 KPI、ROI、Q4),唔好硬譯。
數字 keep 原樣。

變化 2:份係 minutes,要抽 decision + action

如果係會議 minutes(多人發言、流水帳),唔好 summary,要整理:

變化 2 — Minutes → Decisions
份係一個 60 分鐘 meeting 嘅 minutes。
請幫我抽出:
Decisions taken(已經敲定嘅)— 每條:decision + 誰決定 + 影響 / scope
Action items(要有人做嘢嘅)— 每條:行動 + owner + deadline(如有)
Open questions(仲未決定嘅)— 每條:問題 + blocker / 缺乜先決定到
唔關我事但要知嘅(heads-up)— 其他人嘅 update,我留意一下
唔需要 narrative summary,只係要呢四 list。

變化 3:份報告係 spreadsheet,summary 要識讀數

變化 3 — Spreadsheet → 數據洞察
份係 Excel / Numbers spreadsheet(已轉 PDF)。請:
用一段話講晒個 dataset 嘅 shape(幾多 row、幾多 column、時間範圍)
列出 3 個最搶眼嘅 finding(出乎意料嘅 trend、outlier、變化)
列出 2 個要留意嘅地方(呢份 data 邊度可能誤導、邊個 column 可能有 noise)
提議 3 個我可以追問嘅 follow-up question(去深入挖呢份 data)
唔好淨係列數字,要解釋呢啲數字代表乜。

點解呢個 prompt 比「撮要 this」好咁多

「撮要 this」嘅問題:

AI 出嚟唯有畀你一個行貨嘢,你睇完仲係要自己抽返一次——咁不如自己讀。

加咗對象、用途、格式、長度,AI 就由「圖書館員」變「同事」。個分別係:圖書館員攤資料畀你睇,同事幫你諗

呢個 prompt 用熟咗,每次返工畀人掟一份 PDF 過嚟,10 分鐘就出到嘢——真係慳到時間,唔係扮慳到。

文中工具 · 連結

睇完想同 Claude 一齊行一次?

撳一撳,就將成段 tutor 指示(連埋成篇文嘅內容)抄入剪貼簿。 貼入 Claude.ai 或 Claude Desktop,佢會用廣東話帶你一步一步行, 每步問你填關鍵位,最後畀返一個專為你情況寫嘅 prompt 帶走。

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