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我的好朋友 Claude
用 Claude 改英文電郵:保留你原意,寫得清楚自然
第 018 期

用 Claude 改英文電郵:保留你原意,寫得清楚自然

入門·職場
第 018 期|Claude Chat|打工仔|

用輕改、縮短同語氣調整提示詞執英文電郵,保留日期、金額同承諾,唔將香港寫法一律當錯。

難度 ★☆☆時間 5 分鐘用具 Claude Chat
【編者撰】一個香港人

先講清楚想改幾多

你想修正文法,定成封重寫?兩者差好遠。只想執順句子,就明講「輕改」;想保留中英夾雜,都可以指定。正式用語唔係一律唔自然,重點係對方、場合同你要佢做咩。

1. 用輕改保留自己把聲

◉ 輕改英文電郵

收件人及關係:[例如合作開咗一年嘅供應商]
目的:[想確認嘅一件事]
語言:[全英文/保留指定中文詞]
草稿:[貼上]
請只改文法、含糊同唔順嘅地方,保留原本意思、禮貌程度、日期、金額、附件名稱及承諾。唔好新增道歉、責任承認或交付期限。意思唔清楚先問我,唔好替我估。
輸出可寄版本,再用廣東話列最多五項有實際影響嘅改動及原因。

改完一定要對一次數字。「希望星期五完成」唔等於「星期五一定交到」;改得流暢唔代表可以改承諾。

2. 想短啲,指定要保留乜

◉ 縮短但保留條件

電郵:[內容]
必須保留:[日期、金額、前提、未確認事項]
請縮短重複內容,開首先講目的,結尾列對方需要回覆嘅事項。唔好刪走「subject to approval」等影響承諾嘅條件;如有一句唔知可唔可以刪,標出畀我揀。

3. 語氣要配合關係

以下係虛構例子:供應商問你可唔可以提前付款,你未有授權。可以清楚寫「I’ll check with our finance team and get back to you by Thursday.」前提係你真係會喺星期四回覆;唔肯定就先唔寫死日期。

◉ 婉拒或提出替代安排

對方要求:[內容]
我可以承諾:[已確認範圍]
我唔可以承諾:[範圍]
可行替代:[如有]
請寫一封簡短英文電郵,先回應要求,再講限制同替代安排。語氣有禮、清楚,唔好過度道歉、暗示責任、編造公司政策,亦唔好用模糊說法令人以為已獲批准。

寄出前讀一次

核對收件人、附件、數字、日期同下一步。讀出聲覺得唔似自己講嘢,就再叫 Claude 輕改;唔需要為咗「專業」而將每句變長。

◉

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