
第 018 期
用 Claude 改英文電郵:保留你原意,寫得清楚自然
入門·職場
第 018 期|Claude Chat|打工仔|
用輕改、縮短同語氣調整提示詞執英文電郵,保留日期、金額同承諾,唔將香港寫法一律當錯。
難度 ★☆☆時間 5 分鐘用具 Claude Chat
【編者撰】一個香港人
先講清楚想改幾多
你想修正文法,定成封重寫?兩者差好遠。只想執順句子,就明講「輕改」;想保留中英夾雜,都可以指定。正式用語唔係一律唔自然,重點係對方、場合同你要佢做咩。
1. 用輕改保留自己把聲
◉ 輕改英文電郵
收件人及關係:[例如合作開咗一年嘅供應商] 目的:[想確認嘅一件事] 語言:[全英文/保留指定中文詞] 草稿:[貼上] 請只改文法、含糊同唔順嘅地方,保留原本意思、禮貌程度、日期、金額、附件名稱及承諾。唔好新增道歉、責任承認或交付期限。意思唔清楚先問我,唔好替我估。 輸出可寄版本,再用廣東話列最多五項有實際影響嘅改動及原因。
改完一定要對一次數字。「希望星期五完成」唔等於「星期五一定交到」;改得流暢唔代表可以改承諾。
2. 想短啲,指定要保留乜
◉ 縮短但保留條件
電郵:[內容] 必須保留:[日期、金額、前提、未確認事項] 請縮短重複內容,開首先講目的,結尾列對方需要回覆嘅事項。唔好刪走「subject to approval」等影響承諾嘅條件;如有一句唔知可唔可以刪,標出畀我揀。
3. 語氣要配合關係
以下係虛構例子:供應商問你可唔可以提前付款,你未有授權。可以清楚寫「I’ll check with our finance team and get back to you by Thursday.」前提係你真係會喺星期四回覆;唔肯定就先唔寫死日期。
◉ 婉拒或提出替代安排
對方要求:[內容] 我可以承諾:[已確認範圍] 我唔可以承諾:[範圍] 可行替代:[如有] 請寫一封簡短英文電郵,先回應要求,再講限制同替代安排。語氣有禮、清楚,唔好過度道歉、暗示責任、編造公司政策,亦唔好用模糊說法令人以為已獲批准。
寄出前讀一次
核對收件人、附件、數字、日期同下一步。讀出聲覺得唔似自己講嘢,就再叫 Claude 輕改;唔需要為咗「專業」而將每句變長。
◉
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