英文 Email 修改教學：用 Claude 執香港 office 中英夾雜（唔變死板翻譯機）

情境

你起稿咗一封 email，畀 supplier 跟進個 PO：

Hi Tony, sorry for late reply. About the PO 我同 finance 睇吓過, 佢哋話要 amend 個 PO number, 可唔可以再 send 多個 revised version 畀我哋？同埋如果方便嘅話, 可唔可以將個 invoice 都跟住改埋？Thanks!

你知呢封 email 個意思冇問題，但文法有錯、又中英夾雜睇落唔專業。 但你又唔想丟畀 ChatGPT，因為佢通常會：

• 改到「Dear Mr. Tony, I hope this email finds you well」（HK 同事冇人咁講嘢）
• 句句太正式，似律師信
• 偷偷將你嘅 「sorry for late reply」改做「I sincerely apologize for the delay」，完全唔似你

呢篇教你一個 「執，但唔會改過龍」 嘅 prompt——保留你個語氣，淨係執文法同生硬嘅夾雜。

跟住做

1. 貼返你嘅原文，用呢個 prompt

請幫我執以下呢封 email 嘅英文，但要跟足以下規則：
唔好太正式——呢個係 HK office 同事之間嘅 email，唔係律師信
保留我嘅語氣：直接、簡潔、唔肉麻
唔好加罐頭句：唔好開頭加「I hope this email finds you well」、結尾加「Best regards,」（除非我原文有）
保留我嘅口語字眼（例如 sorry, thanks, no worries），唔好改做「I apologize」、「Thank you」、「No problem」
中文部分原樣保留——HK 同事識讀中英夾雜，唔好硬譯成英文（除非你覺得某啲位改用英文寫法會更通順）
改完之後，列返你改咗乜（兩三點解釋邊度改、點解）
如果有模稜兩可嘅地方（你唔肯定我意思係 A 定 B），問我，唔好估。【原文】：
（你貼你封 email）

2. 睇改完版本，留意三樣嘢

睇改完版本嘅時候，留意吓：

• 個開頭唔係罐頭句（唔應該出現「I am writing to」、「I would like to」）
• 個結尾唔係罐頭句（唔應該出現「Looking forward to your reply」如果你原文冇）
• 個語氣仲係你自己（讀出聲，係咪你會講嘅嘢？）

如果出咗罐頭句，追加一個追問 prompt 改返：「請刪走開頭同結尾嘅罐頭句，直接由正文開始」。

3. 貼返 email

執完貼返去 Gmail / Outlook，自己再睇一次——AI 有機會將你「同 finance 睇吓過」改成「I verified with the finance team」呢類稍為僵硬嘅寫法，你覺得太硬可以改返。

變化例子

變化 1：完全唔識點開頭，要從零寫

幫我寫一封 email 畀 vendor，內容係：
同佢哋之前傾過個 quote
而家內部 finance 想睇下可唔可以做 6 個月分期，唔係一次過找數
想問佢哋 OK 唔 OK，如果 OK 想睇下個新嘅 contract draft
語氣友善，因為個 vendor 同我哋合作好耐
寫成兩個版本：
直接版（4–5 句）
帶背景版（解釋下點解需要分期，但唔好賣慘）
唔好有罐頭開頭結尾。

變化 2：覆一封難覆嘅 email（客戶投訴／要拒絕）

以下係客戶 / 同事 send 嚟嘅 email（佢哋投訴 / 要求嘅嘢我答應唔到）。請幫我寫一個回覆：
先表示理解對方嘅疑慮（兩句，唔好假惺惺）
解釋我哋嘅立場（簡單直接啲，唔好賣慘亦唔好逞強）
提議其他方案（如果有）／ 解釋下一步
語氣：尊重但企得硬，唔卑唔亢
出兩個版本：
A：保持關係版（如果係長期 partner）
B：乾脆了斷版（如果係單次合作或者已經唔打算再合作）
【對方 email】：
（貼對方 email）

變化 3：將一封長篇大論嘅 email 精簡

以下呢封 email 太長，對方睇唔晒。
請幫我精簡到 100 字以內，保留：
最關鍵個要求（你要對方做乜）
Deadline（如果有）
最少 1 個補充背景點
刪走：
鋪墊 / 寒喧
背景講太多
任何「我覺得 / 我認為」呢類意見字眼
【原文】：
（貼）

一個思維轉變

唔好諗住「AI 幫我寫得好啲」——AI 嘅預設寫法比好多 HK 打工仔更死板，因為佢嘅訓練數據偏向美式大企業。

正確嘅諗法係：AI 係文法檢查員 + 幫你執通順嘅校對員。 你嘅 voice 唔需要佢救——你嘅 voice 已經 OK，佢嘅角色淨係執你打錯字嘅 the 同 a。

呢個 prompt 嘅核心：明確同 AI 講「呢啲嘢唔好碰」。 你越清楚自己唔想佢做乜，出嚟嘅版本就越接近你自己寫嘅。