Claude Cowork 開支報告：收據對公幹，先出報銷草稿

張單抄啱，先至講自動化

出差返嚟，收據喺手機相簿、Email同銀包各有一部分。Cowork可以幫你抄成公司要嘅格式，但可唔可以報銷、屬邊個項目，仍要按公司政策同實際用途核對。

先用少量已遮蓋個人資料嘅工作收據試做。唔好接成個私人信箱，再靠商戶名猜邊張係公司開支。

1. 分開原件、草稿同已提交版本

expenses/
  2026-09/
    receipts/
    trips-and-projects.csv
    expense-draft.xlsx
  submitted/

公幹表列日期、地點、項目編號同用途。例如同一日兩個客戶飯局，單靠日期唔足夠配對，要留待你補充。

Apple Notes可先匯出為文字；Google Calendar亦只提供相關公幹資料。Cowork未必直接讀到每個App，先確認接駁，或者用匯出檔。

2. 核心整理 prompt

請整理 [指定月份] 嘅工作收據同公幹表，統計期間係該月第一日00:00至下月第一日00:00，時區Asia/Hong_Kong。

1. 逐張抽收據日期、商戶、原幣、金額、收據編號同來源檔名。模糊字或唔確定幣值留待核，唔預設港元。
2. 先查重複收據、電子與相片副本。相同商戶日期金額只係疑似重複，唔直接刪，因為可能真係兩筆。
3. 按公司提供嘅類別規則分類，再對公幹編號。唔由餐廳價位推斷客戶招待，唔由日期相同就當全部係同一項目。
4. 外幣按公司指定方法處理：實際扣帳金額或指定匯率。留來源、日期同換算公式；缺資料就暫停換算。
5. 出Excel三張表：Main完整草稿、Flagged待核、Summary分類及項目總額。用公式或程式計數，已核同待核金額分開。

唔提交報銷、唔寄Email、唔改原件。任何收據同結單差額都列出，唔將15%以內差額當小費而略過。

3. 先試，再對公司範本

第一次允許佢另存測試檔，唔覆蓋原件。用一張清楚港元單、一張外幣單、一張模糊單同一張重複副本，睇有冇正確分開。

打開輸出檔，確認公司要求嘅日期、類別、項目、收據連結同簽核位都齊。摘要總額要對Main，Main每行要對原單；唔只靠「大概似我今月使費」。

4. 加信用卡核對

只提供工作交易或已遮蓋私人部分嘅結單。逐項比日期、幣值、商戶同金額，分清付款日同入帳日、退款、押金、外幣手續費同小費。

對唔到嘅列「待確認」，唔自動當漏收據；冇收據亦唔代表一定可以報銷。返問商戶或財務之前，先睇有冇一張酒店總單涵蓋多筆款。

團隊版要多一步

每位同事先核對自己草稿，再按獲准範圍合併。報告按項目同類別列總額，唔單靠平均餐費比較員工表現。收件人同附件逐一核清，唔自動抄送全隊。

月月維持可追溯

用月份範圍同收據識別資料防止重複，唔用固定「過去30日」代替月份。更正已提交項目要留紀錄，唔靜靜改舊檔。

要定期準備草稿，先按 排程與來源核對 設定。排程嗰日未有齊單，就列缺件，唔宣稱每月永遠唔漏。