Claude Cowork 自動化開支報告：每月底慳一個鐘（HK 打工仔版）

情境

你出咗成個月差，收據散喺手機相簿、email 附件、Apple Notes 度。公司用緊舊式報銷系統，每月底要交一份 .xlsx：

• 日期
• 商戶
• 類別（Travel / Food / Office / Client Entertainment / Other）
• 金額（HKD）
• 換算貨幣（如果係 JPY / USD / RMB）
• 項目 / 公幹編號
• 收據附上（Y/N）

正常人花一個鐘整呢份報告，因為個任務完全係機械式——開 email、揾收據、對返公幹、抄入 sheet、匯率換算。呢個任務完美貼合 Cowork：重覆、有規律、唔需要創意。

呢篇教你設定一個每月底自動行嘅開支報告草稿——你個最後檢視仍然要做（公司審計需要人手批核），但 80% 嘅機械式工作已經自動完成。

注意：Cowork 仲係研究預覽版。佢會直接讀你 Gmail / 本地檔案。設定之前喺 Mac 開一個專用「expense」資料夾畀佢，唔好畀佢漫遊敏感檔案。

跟住做

1. 開個專用資料夾 + Apple Notes 區

喺你 Mac Documents 度開：

~/Documents/expenses/
├── 2026-03/        ← 呢個月嘅
│   ├── receipts/   ← 你儲相片入嚟
│   └── (Claude 會喺呢度生成草稿)
└── archive/        ← 過往幾個月

Apple Notes 開一個叫「Trips & Projects」嘅 note，列出你呢個月有去咗邊：

2026-03 Trips & Projects:
- 03/05–03/08 Tokyo (Client X, 項目編號：CX-2026)
- 03/14 Macau 一日遊 (Client Y, 項目編號：CY-Q1)
- 全月 Office (項目編號：OFFICE)

呢個 note 係 Claude 嘅參考依據 — 佢用呢個清單去對返收據落公幹。

2. 開 Claude Desktop 嘅 Cowork session

入 Cowork 模式（要 Pro / Max plan）。

3. 用呢個 prompt 設定流程

我想設定一個每月底自動執行嘅 expense report 任務。以下係流程：輸入來源：
我嘅 Gmail（搵商戶 email、電子收據）
~/Documents/expenses/2026-XX/receipts/ 資料夾（我手動拍照儲落嘅收據相）
Apple Notes 入面叫「Trips & Projects」嘅 note（畀你睇我去過邊、編輯過項目編號）
每月最後一日晚上 9 點自動行：第一步：收集收據
掃 Gmail 過去 30 日，揾包含「receipt」、「invoice」、「booking confirmation」、「reservation」等字眼嘅 email
掃 ~/Documents/expenses/2026-[月份]/receipts/ 資料夾入面所有圖片
由每張收據抽出：日期、商戶名、金額、貨幣
第二步：分類
用商戶名估類別：

航空公司 / 機票 / 酒店 → Travel
餐廳 / cafe → Food
文具店 / 印刷 / Apple Store → Office
高端餐飲 + 同期有 client meeting → Client Entertainment
其他 → Other（同我確認）


第三步：對返公幹 / 項目
用日期對返 Apple Notes「Trips & Projects」
將每張收據配落最相關嘅公幹 / 項目編號
如果含糊（例如同一日有兩個項目），標「需確認」
第四步：貨幣換算
如果唔係 HKD，攞當日嘅匯率（用公開可查嘅匯率）
出原幣 + 金額 + 換算 HKD
第五步：輸出
喺 ~/Documents/expenses/2026-[月份]/ 度生成「[月份]-expense-draft.xlsx」
三個 sheet：

Main：完整開支清單，欄位同公司範本一致
Flagged：需要我確認嘅項目（缺收據、含糊類別等）
Summary：每個類別嘅總額、每個公幹 / 項目嘅總額


第六步：email 提醒
寄一封 email 畀我，標題：「[月份] Expense Draft Ready — [N] 條」
內容：簡短總結 + flagged 數 + 個檔案路徑
重要限制：
唔好交任何 expense report 畀公司！草稿出嚟之後等我親自檢視
缺收據嘅花費寧願標「未有」，唔好硬作
估唔到類別嘅保守標「Other - needs review」
貨幣換算用嘅匯率一定要有來源，喺 Notes 欄寫明
設定好嘅話確認我，再排程落每月最後一日 9pm 行。

4. 第一次試行

第一次跑唔好排程，要 Claude 喺沙盒模式試行：「即場行一次，展示輸出，唔好真係寫落硬碟」。

睇下：

• 佢有冇正確讀你嘅 Gmail
• 類別估得合唔合理
• 公幹 / 項目對得準唔準
• 輸出 xlsx 格式啱唔啱公司範本

執完 prompt 之後，先啟用排程任務。

5. 第一個月最終檢視

第一個月 Claude 生成草稿之後，你親自核對嘅時候要：

1. 開 Flagged sheet — 處理所有含糊項目
2. 開 Main sheet — 隨機抽 5 條核對：商戶名、金額、貨幣對返收據啱唔啱
3. 對返 Summary — 個總數合理性檢查（接近你心目中個月度燒錢？）

通常第一個月會發現 2-3 樣要調整嘅嘢（例：某啲商戶分類錯、某啲公幹你唔記得加入 Notes）。微調一次 prompt，之後幾個月就順。

變化例子

變化 1：唔用 Apple Notes，用 Google Calendar

如果你嘅公幹 / 會議都喺日曆：

（同上面 prompt 一樣，但第三步改成）：第三步：對返公幹 / 項目
讀我嘅 Google Calendar 過去 30 日 events
將收據配落同日 / 同期嘅 event
Event 標題通常會提示項目編號（例：「CX-2026 Tokyo Onsite」）
如果一個 event 跨幾日（例：3 日 onsite trip），呢段時間嘅收據都歸落該公幹

變化 2：自動偵測缺收據嘅開支

（追加呢一步）額外步驟：對返我嘅信用卡月結單（已上載做 PDF / 喺 Gmail 嘅月度結單）。對於結單上嘅扣帳：
如果我有收據對到 → OK
如果冇收據 → 喺 Flagged sheet 標「Missing receipt」+ 商戶 + 金額
呢個幫我捉返嗰啲我食完唔記得攞收據嘅花費（落酒店嘅 minibar、店內拍卡但冇要 invoice 等等）。

變化 3：團隊版本（你係主管）

（如果你帶緊一隊 5 人團隊，每個都交自己嘅開支）：每月最後一日：
收齊 5 個下屬個人嘅 expense 草稿（佢哋自己用變化 1 出嘅 xlsx）
合併成一份團隊層面 expense report
計每個項目 / 公幹嘅總共花費
標示：有冇邊個離群（例：某個下屬餐飲花費明顯高過團隊平均）——唔係指控，係幫你準備同財務解釋
出團隊層面總結 email 寄畀我 + 財務伙伴
私隱提醒：呢個任務處理嘅係敏感員工資料，唔好分享其他人嘅個別細節畀錯人。

拆解：點解會 work，同點解會爆

跟到上面就已經用得。下面呢段係畀**想由「跑一次 demo OK」做到「跑足一年都信得過」**嘅人——初學者可以跳過，唔影響你跟住做。

自動化開支報告最唔老實嘅地方係：第一個月交出去靚仔，唔代表第六個月財務唔問你數。呢個流程，實際會喺呢幾個位爆，你要預咗：

1. 同一張收據兩個月都入（跨月重複） Prompt 話掃「過去 30 日」，但你嘅計費月唔一定係剛好 30 日前到今日。一月 31 日跑嘅任務同二月 28 日跑嘅任務，窗口係有重疊嘅；如果某張收據剛好喺重疊期，就會入兩次。

• 會爆成點：開支總額虛高，財務問你「呢張單點解入咗兩次」。
• 點救：喺 prompt 明確話「只抽日期喺 YYYY-MM-01 至 YYYY-MM-[月底] 之間嘅收據」；或喺 Main sheet 加一欄 receipt-ID（商戶 + 日期 + 金額湊成），每次跑之前同上個月對比去重。

2. 匯率係「估出嚟」唔係真實當日匯率 Prompt 要求 Claude「攞當日匯率」，但 Cowork 無法保證每次都能實時 fetch 到可靠嘅匯率 API。佢可能用一個近似值，或者靜默地用訓練數據裡嘅舊匯率。

• 會爆成點：你嘅 JPY → HKD 換算差咗幾個百分點，稅務申報或客戶報銷時數字唔夾，審計咬你。
• 點救：喺 Notes 欄規定「來源必須係 [可查連結 / 機構名稱]，如無法確認就標『需人手補匯率』」；每個月核對時重點抽查外幣換算。唔好信佢自動出嚟嘅數字，唔對返。

3. 收據相片模糊 → 靜默出一個似是而非嘅數字 你拍嘅收據相係一個正常問題重災區：背光、傾斜、熱感紙褪色、被手指擋住。Claude 會盡力 OCR，但唔係每次都識話自己讀唔清——有時會「估到一個數字」而唔係標 Flagged。

• 會爆成點：你報咗 HKD 288，實際係 HKD 2，880；財務審核時發現，但你已經交咗。
• 點救：第一個月人手隨機抽查 Flagged sheet 以外嘅金額異常值（單筆超過某個閾值嘅，特別係外幣）；養成習慣拍收據時補光、拍完即睇清楚。

4. 信用卡扣帳金額 vs 收據金額唔夾 餐廳收據通常係「消費前」數字，但你簽帳嘅係加咗小費之後。酒店 check-out 時可能有 incidentals 退款。Claude 唔知道你有冇畀小費、結帳時有冇調整，所以拿收據同結單對比時會發現數字唔夾。

• 會爆成點：變化 2（對返信用卡月結單）開咗之後，大量「Missing receipt」或「金額唔符」出喺 Flagged sheet，你唔知係真係漏收據定係小費差異。
• 點救：喺 prompt 加一句「信用卡結單金額同收據金額差距喺 15% 以內，視為小費 / 服務費差異，唔需標 Flagged，喺 Notes 欄注明『含小費估算』」；差距超過就先標，唔好靜默略過。

5. Gmail 掃嘢掃到唔應該掃嘅 「receipt / invoice / booking confirmation」呢幾個關鍵字，會撈到你個人網購收據、朋友 PayMe 轉帳確認、甚至券商月結單。Claude 唔知道「呢張係私人唔係公司嘅」，佢會照入去草稿。

• 會爆成點：你報銷張表格裡面出現你喺 Steam 買遊戲嘅收據，或者你老友請你食飯你畀返錢嘅轉帳確認。財務部很開心問你。
• 點救：喺 prompt 加一個「排除清單」寄件人域名（例：@steampowered.com、@paypal.com、私人銀行），同埋加一句「如果商戶係個人消費平台（遊戲、串流、娛樂），直接跳過唔入草稿」；或者單獨開一個工作 Gmail 收公司收據。

呢幾個位，就係「第一個月草稿睇落靚仔」同「第六個月財務問你數都有辦法交代」之間嘅距離。

點解呢個任務啱 Cowork 唔啱 Chat

呢個任務嘅特性：

• ✓ 重覆：每月做同一件事
• ✓ 機械式：規則為主、唔需要創意判斷
• ✓ 多來源：要對返 Gmail + 資料夾 + Notes + 日曆
• ✓ 有明確輸出格式
• ✓ 容錯：草稿出錯 OK，你檢視時可以捉返

Chat 模式嘅限制：你要每月主動開 chat、逐張上傳收據、逐個指示佢點做。做一次唔煩，做 12 次就煩。

Cowork 嘅好處喺：設定嗰 30 分鐘嘅投資，換成個年慳返 12 個鐘 + 永遠唔會漏。

最後一個提醒：Cowork 而家仲係研究預覽版，唔好交畀佢做關鍵決定（交開支、發客戶 email、扣錢）。佢最啱嘅就係 「草擬 + 整理」，最後一步嘅批核永遠係你。