Claude Cowork 教學：每星期自動整 IG / WhatsApp 客戶訂單入 Google Sheet

情境

你開緊間小店，客戶用 IG DM、WhatsApp、有時甚至 email 落單。 每個星期你要花一個鐘做嘅嘢：

• 揾返呢個星期啲訂單訊息
• 抄入 Google Sheet（客戶名、產品、銀碼、地址）
• 計返呢個星期幾單，總共幾錢

呢一個鐘係重覆嘢——同一套步驟、同一個 sheet 格式、淨係內容唔同。Chat 唔啱做呢類嘢（你要逐單貼）。Cowork 嘅賣點就係呢度：設定一次，佢自動每星期執行。

重要提醒：Cowork 仲係 research preview，要 Pro/Max plan。佢有 agentic 能力，會直接操作你部機嘅檔案同連接服務，先開一個專用嘅工作 folder 畀佢，唔好畀佢掂你嘅敏感檔案。

跟住做

1. 入 Claude Desktop，開個新嘅 Cowork session

桌面版 Claude（唔係 web）→ 撳「Cowork」模式。佢會問你要佢做啲乜。

2. 一次過畀佢成個流程嘅 prompt

呢個 prompt 比較長，但好關鍵——你要寫清楚每星期要做乜、邊度攞 input、出乜 output。Claude Cowork 會自己規劃同執行，你睇住佢做。

我開一間香港小店，賣手作飾物。我想你每個星期日早上 10 點自動做以下嘅嘢：
連去我嘅 Gmail，揾返過去 7 日（星期一到星期日）入面所有提到「訂單」、「order」、「想要」、「reserve」嘅電郵
同樣噉睇 IG DM（如果連咗 Meta Business Suite）
抽出以下資料：

客戶名（or IG handle）
產品（盡量對返我嘅產品名單，喺 product-list.txt）
數量
銀碼（如果有講；冇就標「未報價」）
地址 / 自取（如果有講）
訊息時間


將呢啲資料 append 落我嘅 Google Sheet「2026 訂單」嘅 "Weekly Log" sheet
計返呢個星期：

總共幾單
總銀碼
邊個 product 最多人要


將呢個總結用 email 寄返畀我（subject 寫「第 X 期訂單總結」）
注意：
如果某單 info 唔齊，標黃色，喺 Notes column 寫缺啲乜
唔好自動回覆任何訊息——只係抽 data
如果有疑問，等我回覆先繼續
設定好之後同我核對一次，再排程落每星期日 10am 自動跑。

3. 同 Cowork 行一次預演

第一次跑唔好直接排程。叫佢「預演一次，畀我睇 output，唔好真係 append 落 Google Sheet」。你睇下：

• 佢有冇認得你啲產品名
• 抽 data 嘅準確度
• 個總結嘅格式啱唔啱你

行完 prompt 之後，先啟用 scheduled task。Cowork 會用 scheduled task 嘅功能幫你每週跑。

變化例子

變化 1：每日跑（如果單多）

（同上面 prompt 一樣前面部分）時間：改做每日晚上 7 點跑，只抽當日嘅訊息。
Email 嘅 subject 改做「今日訂單 — 2026/05/19」。
唔需要計總數，淨係 log。

變化 2：唔做 Google Sheet，直接出 Excel email

如果你冇用 Google Sheet（用緊 Excel／Numbers），可以叫佢生成 .xlsx 檔 attach 落 email：

（同前面 prompt 一樣，但第 4 步改成）：
生成一個 .xlsx 檔，包含以下 sheets：

"Weekly Log" — 完整訂單 list
"Summary" — 總數同 top product
"Notes" — 任何唔齊嘅單嘅追蹤
檔案命名「2026-W[週數]-訂單.xlsx」（將 [週數] 換做實際週數），attach 落 email 寄返畀我。

變化 3：加埋客戶跟進提示

（同前面 prompt）外加：
對於所有「已下單但未付款」嘅單（即 status column 係空白嘅）：

喺 email 入面另起一段「需要跟進」
列出客戶名、產品、訂單日期、距今幾日
排序：最耐嗰個排前面


唔使自動通知客——我自己跟進。

拆解：點解會 work，同點解會爆

跟到上面就已經用得。下面呢段係畀**想由「跑一次 demo OK」做到「跑足一年都信得過」**嘅人——初學者可以跳過，唔影響你跟住做。

自動化最唔老實嘅地方係：第一次跑靚仔，唔代表第十次冇事。呢個訂單流程，實際會喺呢幾個位爆，你要預咗：

1. 同一單入兩次（重複入帳） 每週掃「過去 7 日」，但客戶嘅對話會跨週、會 follow-up 同一張單。Claude 唔會自動記得「呢單上週入過」。

• 會爆成點：同一單入兩次，你個總數虛高，跟錯數。
• 點救：畀每單一條「去重 key」（客戶 + 產品 + 訊息時間），append 之前同 Sheet 對一對；或者喺 prompt 寫明「只抽訊息時間喺『上次跑之後』嘅」。

2. 客戶唔會照你個產品名打 你 product-list.txt 寫「玫瑰金手鏈」，客戶打「金色嗰條」「the gold one」「上次嗰款」。Claude 嘅理解力好過純 keyword 比對，但唔係 100%。

• 會爆成點：對錯款，或者大量標「未知」。
• 點救：product-list.txt 每個產品加埋「別名 / 俗稱」；再喺 prompt 定死「唔肯定就標黃等我 review，唔好估」。寧願漏，唔好錯。

3. 跑咗，但靜悄悄冇結果 排程有跑，但 Gmail 改咗授權、IG 斷咗連、或者嗰週真係零單——你唔會收到任何嘢，於是唔知佢冇跑。

• 會爆成點：你以為有 backup，斷咗三個禮拜先發現，嗰排數據冇晒。
• 點救：prompt 加一句「即使零單，都要寄一封『本週 0 單』畀我」。有 email 收到 = 條 pipeline 仲生猛；靜咗就係出事訊號。

4. IG DM 冇你想像中咁自動 「如果連咗 Meta Business Suite」一句帶過，但實際 IG DM 嘅程式存取限制好多（要 business account、要授權、攞到嘅歷史有限）。

• 會爆成點：以為自動掃到 IG，其實掃唔到，靜靜雞漏單。
• 點救：初期 email 全自動先，IG 部分手動 export / 截圖貼；誠實知道條線嘅極限，好過盲信。

5. 銀碼，千祈唔好叫 Claude「心算」 抽出「$280」冇問題，但叫佢「加埋總數」係靠 LLM 計數——會錯，而且錯得好自然你睇唔出。

• 點救：Claude 淨係負責抽 data 入 Sheet，總數用 Sheet 自己嘅 SUM formula 計。識分「邊樣交畀 AI、邊樣交畀工具」，就係穩陣同唔穩陣嘅分水嶺。

呢五個位，就係「跑一次 demo OK」同「跑足一年都信得過」之間嘅距離。

點解 Cowork 同 Chat 唔同

呢個情境用 Chat 唔係做唔到，但你要：

• 每星期主動開 Chat 一次
• 逐單貼訊息畀佢
• 自己抄入 Sheet
• 自己計總數

Chat 係你問一次佢答一次。Cowork 係你設定一次，佢做成年。對「重覆但唔複雜」嘅任務，Cowork 嗰幾粒鐘設定嘅成本，幾個星期就回本。

但提醒重提一次：呢個模式比較新，唔好叫佢做緊要、唔可以錯嘅嘢（例如自動發 email 畀客戶、自動扣錢）。佢做唯讀嘅 data extraction 同報告最穩陣，做寫入動作要小心，而且一定要預演。