Claude Cowork 訂單教學：整理 IG、WhatsApp 訊息入試算表

先分清楚邊啲真係訂單

你開小店，客人喺 IG DM 問款、WhatsApp 改數量，再用 Email 補資料。到埋數嗰陣，要搵返邊張真係落咗單、邊張只係問價，先至可以抄入 Google Sheets。

Cowork 可以幫你整理訊息同起表格草稿。最重要係保留來源同狀態，唔好見到「想要」就當已成交，更唔好由空白欄位推斷「未付款」。

1. 預備一小批資料

開一個專用工作區，放三份資料：

• product-list.txt：產品編號、正式名稱、客人常用叫法。
• order-messages.csv：你獲准處理嘅訊息，保留來源平台、訊息編號、時間同訂單相關內容。
• order-log.csv：已核對訂單，保留訂單編號、最近處理到嘅訊息編號。

先用匿名示例試做。客戶可用代號；地址同電話只喺送貨真係需要時另行處理，唔放入每週摘要。

Gmail、Google Sheets、IG DM 同 WhatsApp 係幾條唔同接駁。連咗 Meta Business Suite 唔代表 Cowork 一定讀到全部訊息；未驗證嘅來源，先手動匯出或提供已遮蓋個人資料嘅截圖。唔好貼 API key 或登入資料入 prompt。

2. 先做一次訂單草稿

我開香港手作飾物小店。請讀 product-list.txt、order-messages.csv 同 order-log.csv，整理指定期間 [開始時間] 至 [結束時間] 嘅訊息，時區 Asia/Hong_Kong。

1. 每段對話分成查詢、明確落單、改單、取消、待確認。只將有明確落單依據嘅列入訂單統計。
2. 抽出客戶代號、產品編號、數量、原幣金額、自取或送貨、訂單狀態、付款狀態、來源訊息編號同時間。冇講金額就標「未報價」；冇付款證據就標「付款待核」，唔好當未付。
3. 對返產品別名；唔肯定就保留客人原句，列入待核清單，唔好估款。
4. 用訂單編號配對舊紀錄，再用來源訊息編號防止重複。冇訂單編號嘅疑似重複，先交畀我確認。改數量係同一單嘅變動，唔好再新增一張單。
5. 出三張表：Weekly Log 訂單草稿、Summary 統計、Notes 待核及改單建議。金額用試算表公式或程式加總，列出幣值同計算範圍。

先喺對話顯示結果。唔回覆客人、唔寄 Email、唔改付款、唔寫入正式 Google Sheets。來源讀唔到要寫「未取得」，唔好當零單。

3. 核對後先寫入

先揀幾個真實情況試：同一單跨兩星期跟進、產品叫法唔同、客人改數量、問價後冇落單、已付款但訊息冇提。逐項對原對話。

正式寫入前，叫 Cowork 列出將新增同修改嘅行、目標檔案及工作表。你確認後先寫入測試副本，再讀返行數同總數。如果 Google Sheets 接駁冇寫入功能，就用 CSV／Excel 草稿手動匯入，唔好假裝已同步。

每次保存執行摘要：統計起止、各來源讀取狀態、新增單數、改單數、待核數。全部成功核對先更新「上次成功處理位置」，失敗重試唔可以跳走未處理訊息。

4. 排程係另一個設定步驟

建立排程前，先對照官方排程教學同自己帳戶嘅實際介面。你見到 Scheduled 入口時，建立任務、核對指示、頻率同時間，再確認 Schedule／Save。只喺 prompt 寫「每週做」唔等於已建立；完成後要見到任務記錄同下次執行時間，亦要試行一次。官方文件會更新，唔好由文件目前嘅說明推斷某個舊日期所有帳戶都已支援同一種排程。

核對今次任務係雲端定本地執行。雲端任務唔需要電腦長開，但唔可以因此假設佢讀到你部 Mac 嘅路徑；要用已提供到帳戶嘅檔案或已連接來源。依賴本地檔案、本地連接器或桌面操作嘅任務，要確認桌面 App、電腦開啟同存取權限等前提。新舊介面同任務可能有唔同安排，按自己版本試清楚，唔將舊任務一律當成已轉雲端。見裝置同檔案存取說明。

每週報告可以定星期一早上處理「上週一 00:00 至今週一 00:00」，避免星期日早上就當全週完結。介面冇你需要嘅頻率，就先用手動執行，唔好假設任意文字排程都支援。

報告先留喺任務結果，唔自動寄出。每週自己睇執行紀錄：有結果唔等於每個來源都讀齊，零單同讀取失敗要分開。

5. 按小店需要調整

每日版： 改為兩次成功處理時間之間嘅訊息，仍要去重同保留改單；唔好用「只睇今日」漏走停機期間嘅資料。

Excel 版： 另存 2026-W[週數]-訂單.xlsx，保留 Weekly Log、Summary、Notes。下載後打開核對，唔自動夾 Email 寄人。

付款跟進版： 分開「已確認未付款」同「付款待核」。列訂單編號、產品同日期，先對收款紀錄再由你跟進，唔自動催客。

做穩之後，改善落單源頭

喺小店簡介或快捷回覆提供統一落單格式：款式、數量、自取或送貨。客人一開始講清楚，之後要猜嘅地方就少。

核對好嘅訂單表可以作其他報表依據，但商業庫存要另有出入貨紀錄，唔好將 家居物品清單 當成庫存系統。開支整理 亦要分清銷售同成本。

當多人同時改單、跨平台追貨或者經常對唔到付款，應考慮正式落單系統。Claude 幫你整理資料嘅角色可以保留，唔使勉強用掃訊息包辦成個生意。