道歉信範本：用 Claude 寫到真誠又唔卑微（HK office 適用）

我要寫一封 apology email。詳情：對方：[同事 / 老闆 / 客戶 / 供應商，名 + 職位]
件事：[事實描述，3-4 句，唔好加戲]
對方因此失去咗咩：[時間 / 錢 / 面 / 信任，具體啲]
我可以做嘅補救：[具體行動，例如：今晚再做一次 / 退錢 / 親自打電話跟進 / 改流程唔再發生]請寫一封 email，跟以下 4 段結構：第一段（承認件事）— 2 句
直接承認件事——「I'm writing to apologize for [具體]」
唔好用「I deeply regret to inform you that」呢類官腔拖延
用主動句，唔好用被動句
第二段（理解影響）— 1-2 句
表示明白對方因此失去咗咩
唔好淡化（「I know this small delay...」）
唔好誇張（「I cannot imagine the difficulties...」）
第三段（補救）— 2-3 句
具體講你會點補救
帶時間表（「by tomorrow」、「今個禮拜內」）
帶承擔（「我會 take care of」，唔係「will be resolved」）
第四段（前瞻）— 1 句
簡短講你會點防止再發生
唔需要長篇大論，一句已經夠
避免：
「Sorry for any inconvenience caused」（空泛到冇意思）
「I take full responsibility」之後跟住賴環境（令人難頂）
三次或以上「sorry / apologize」（一兩次夠晒）
「I hope this doesn't affect our future cooperation」（自貶）
過度自責（讀完對方反而要安慰你）
目標語氣： Accountable adult, not penitent child。
長度： 150 字內。短就係強項。

我做錯 [事件]，但我嘅補救需要對方配合（例如：要對方 send 返某個 file、要對方睇過我改好嘅 version、要對方畀多一日 deadline）。請寫 email：
開頭道歉（簡短）
講補救方案（你會做嘅）
明確講對方需要做咩
對方配合嘅話，時間表點
關鍵張力：道歉唔可以變成操控對方嘅手段。即使我有所求，都要清楚講「如果你騰唔出時間配合都 OK，我會諗第二個辦法」。

件事入面，我做錯咗 [X]，但其實 [Y] 都係成因之一（可能對方都有份）。請寫 email：
認自己嗰部分嘅錯——明確、具體、唔淡化
唔提對方嗰部分嘅錯——呢一刻時機唔啱。佢哋知自己嗰部分
補救焦點放喺自己呢邊
結尾輕輕帶出未來想對齊大家嘅期望、避免再發生（但唔具體去賴邊個）
關鍵心態：呢封 email 唔係你嘅辯護書，係你嘅承擔聲明。「你都有份」嘅對話，留返第二次開會先講。

我做咗 [行為]，對方嬲。但我反思過，覺得：
個行為本身我會再做一次（決定係啱嘅）
但我喺時機 / 措辭 / 溝通上做得唔好（執行係錯嘅）
請寫 email：
道歉焦點放喺溝通 / 執行嗰部分——明確
唔收回底層嗰個決定——企硬
簡短解釋點解個決定依然成立——一段
提出對話——「希望可以同你傾傾，對齊將來點做」
語氣：尊重、堅定、唔防衞。
警告：呢類 email 高難度。Send 前搵個信得過嘅同事讀一次。