Claude + Google Sheets：1 個鐘設定報表自動化（細店 + freelancer 適用）

情境

你係細店老闆。每月 1 號 routine：

• 9am：開 Stripe / Shopify dashboard，匯出上月交易 CSV
• 10am：匯入 Google Sheet，整理欄位
• 11am：用 pivot table 整分類拆數
• 12pm：寫 1 頁摘要畀拍檔 / 會計
• 1pm：排版 + send

4 個鐘月底儀式，每月準時上演。你試過：

• 「Excel template 自動」：清理好之後跑 —— 但每月數據略有不同，範本唔啱
• 「Bookkeeping app」：收月費，出嘅報告太行貨
• 「畀會計做」：使費高 + 你仍然要覆檢

呢個問題嘅本質：

• 數據 80% 一致（欄位結構一樣）
• 洞察 20% 變（每月重點唔同）
• AI 應該處理嗰 20% 變嘅部分

呢篇用 Claude + Apps Script 整合，1 個鐘設定，往後每月報表撳 1 下就跑。

⚠️ 呢篇假設你會用 Google Sheets + 識讀基本 JavaScript（Apps Script 就係 JS）。完全唔識 code 嘅，跳去「變化 1」用手動貼嘅做法。

跟住做

1. 準備你 Sheet 結構

打開 Google Sheet，整兩個 tab：

Tab 1：raw-data

• A 欄：日期
• B 欄：金額
• C 欄：客戶
• D 欄：產品 / 服務
• E 欄：渠道（online / instore / wholesale）
• F 欄：備註

貼上月交易入呢個 tab。

Tab 2：monthly-report

• A1：「Monthly Report —」+ B1：月份
• A3：Claude 出報表嘅位置

2. 拎 Anthropic API key

去 console.anthropic.com：

1. 註冊 / 登入
2. Settings → API Keys
3. Create key → 標籤改做「sheets-integration」
4. 即刻儲好個 key（只見得到一次）

API 用量係按量收費：1 份每月報表 ≈ HK$0.5-2，月底快速自動化嘅成本好平。

3. 寫 Apps Script

返 Google Sheet → Extensions → Apps Script（開新 editor tab）。

貼呢段 code：

function generateMonthlyReport() {
  const API_KEY = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('ANTHROPIC_API_KEY');
  if (!API_KEY) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert('Set ANTHROPIC_API_KEY in Script Properties first');
    return;
  }

  // Read raw data from Tab 1
  const rawSheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('raw-data');
  const data = rawSheet.getDataRange().getValues();
  const headers = data[0];
  const rows = data.slice(1);

  // Convert to text format for Claude
  const dataText = rows.map(row =>
    headers.map((h, i) => `${h}: ${row[i]}`).join(' | ')
  ).join('\n');

  // Build prompt
  const prompt = `你係 monthly sales 報表 analyst. 我嘅 raw transaction data：

${dataText}

請整 1 頁 monthly report. 結構：

📊 **EXECUTIVE SUMMARY (2-3 句)**
- 上月 total revenue
- 1 句 trend (vs typical month)
- 1 個 highlight + 1 個 concern

📈 **REVENUE BREAKDOWN**
- By channel (online / instore / wholesale): amount + % share
- By product category: top 5 amount + % share
- By customer type (new vs returning): split

⚠️ **NOTABLE PATTERN**
- 任何 unusual transaction (refund / large outlier)
- 任何 trend worth flag (specific customer 增加, product 突然 grow)
- 任何 risk signal

🎯 **NEXT MONTH FOCUS (1-2 個 actionable)**
- 具體建議 based on data
- 唔好行貨「improve marketing」

語氣：data-driven, 唔好 fluffy. 出 markdown format.`;

  // Call Anthropic API
  const response = UrlFetchApp.fetch('https://api.anthropic.com/v1/messages', {
    method: 'POST',
    headers: {
      'x-api-key': API_KEY,
      'anthropic-version': '2023-06-01',
      'content-type': 'application/json'
    },
    payload: JSON.stringify({
      model: 'claude-opus-4-7',
      max_tokens: 2000,
      messages: [{ role: 'user', content: prompt }]
    })
  });

  const result = JSON.parse(response.getContentText());
  const reportText = result.content[0].text;

  // Write to Tab 2
  const reportSheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('monthly-report');
  reportSheet.getRange('A3').setValue(reportText);

  SpreadsheetApp.getUi().alert('Report generated! See monthly-report tab.');
}

4. 設定 API key（安全）

Apps Script editor → Project Settings → Script Properties → Add property：

• Name：ANTHROPIC_API_KEY
• Value：貼你 API key

撳 Save。

呢個做法比直接寫死入 code 安全 —— script 唔會經分享 / 匯出而漏咗個 key。

5. 加 menu 按鈕（撳 1 下就跑）

返 Apps Script editor，加多一段 code：

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu('Monthly Report')
    .addItem('Generate', 'generateMonthlyReport')
    .addToUi();
}

撳 Save。Reload Google Sheet。

你會見到頂部多咗一個 menu「Monthly Report」→「Generate」。撳一次 → 30-60 秒 → 報表出咗。

6. 第一次跑 + 反覆調 prompt

第一次跑 —— 你會發現邊樣輸出唔啱：

• 某個維度唔夠細節 → 改 prompt
• 語氣太死板官腔 → 加語氣規則
• 格式錯 → 將格式講清楚啲

每次改完 prompt 再跑，調五次左右 prompt 就會收斂到你要嘅質素。

呢個 1 個鐘設定，往後每月底撳 1 下跑 30-60 秒，慳 3.5 個鐘。1 年慳 42 個鐘。

變化

變化 1：唔識 code —— 手動貼嘅做法

唔使整 Apps Script，每月手動花 5 分鐘貼：

1. Sheet → File → Download → CSV
2. 開 CSV → 複製全部交易文字
3. 開 Claude Project（按第 78 篇設定）
4. 貼數據 + 一個長駐 prompt：

新一月 transaction. 用 our standard report template (in project knowledge) 生成.

5. 複製輸出 → 貼入 Sheet 嘅 monthly-report tab

20 分鐘 / 月（對比手動 4 個鐘）。冇設定負擔。

取捨：每月仍要你手動啟動。Apps Script 設定一次就永遠自動。

變化 2：Slack 整合 —— 自動將報告 send 落 channel

加 Slack webhook 整合，每月 1 號 9am 自動啟動 + 將報告 send 落 #monthly-reports channel：

function sendToSlack(reportText) {
  const SLACK_WEBHOOK = PropertiesService.getScriptProperties()
    .getProperty('SLACK_WEBHOOK_URL');

  UrlFetchApp.fetch(SLACK_WEBHOOK, {
    method: 'POST',
    contentType: 'application/json',
    payload: JSON.stringify({
      text: `📊 Monthly Report — ${new Date().toLocaleDateString()}\n\n${reportText}`
    })
  });
}

時間觸發：Apps Script editor → Triggers → Add trigger → generateMonthlyReport → Time-driven → Monthly → Day 1, 9-10am。

每月 1 號自動跑 + send Slack。完全唔使你郁手。

變化 3：擴展去其他報表（每週 / 每季 / 每年）

同樣框架，唔同節奏：

• 每週：星期一 9am 觸發，集中每週 KPI 變化
• 每季：4/7/10/1 月 1 號觸發，跨月匯總，按年比較
• 每年：1 月 1 號觸發，全年回顧 + 下年計劃

每個節奏開獨立 menu 項目 + 自己嘅 prompt 範本。

進階：出儀表板（Apps Script 都可以基於 Claude 輸出整圖表），同時 send email + Slack。

一個心態

「自動化」呢個詞好容易俾人吹得太大。實際上應該咁睇：自動化嘅划算度唔係計「慳到 100% 時間」，係「慳到重複嗰 80% 時間，留返 20% 判斷畀你」。

每月底你 4 個鐘：

• 3.5 個鐘 = 重複規律（匯出 / 清理 / pivot / 排版）
• 0.5 個鐘 = 真正判斷（邊個趨勢顯著 / 邊個隱憂真係值得提出嚟）

呢個設定自動化咗 3.5 個鐘。0.5 個鐘判斷仍然你做 —— 你睇 Claude 出嘅初稿 + 加你自己嘅背景洞察（例如「上月客戶 X 落大單係因為一次活動，唔可持續」）。

換個角度睇：自動化唔係取代你 —— 自動化釋放你嘅判斷時間。

最後提醒：

• ✅ API 成本低：1 份每月報告 ≈ HK$0.5-2，1 年 < HK$30。比「人工 4 個鐘 × 12 個月 × HK$200/hr = HK$9,600」係兩個世界。
• ⚠️ API key 永遠唔好 commit 入 Git / 分享出去。用 Script Properties / 環境變數。
• 🎯 第 1 個月你 prompt 唔會完美。每月花 5 分鐘調 prompt，到第 4 個月已經夠精準。

下個月 1 號試撳 1 下。慳 3.5 個鐘。一路累積落去，12 個月後就睇得出分別。