Freelancer 月尾開單：Cowork 對工時、出發票草稿

工時齊，唔代表張發票已經啱

先確認 Toggl 或 Clockify 嘅版本同方案可以匯出逐筆工時，亦要睇清楚日期、客戶、時數同幣種欄位齊唔齊。Toggl 官方匯出說明列出唔同產品同方案嘅格式限制；只有 PDF 就先人手核對抽取，唔假設所有欄位都齊。匯出今個月工時後，仲要對客戶合約、月費、幣種同付款期限。Cowork 適合幫你做呢輪核對，再出可以逐張檢查嘅草稿。

以下資料全部係示例。首次試做用假客戶，唔好放銀行帳號、私人地址或真實聯絡人資料。

1. 準備三份來源

工時表保留工時ID、日期、客戶ID、項目ID、時數同是否可收費。客戶表用固定ID配對，唔靠公司名相似就當同一間。

client_id,client_name,currency,hourly_rate,payment_terms_days
C001,示例設計公司,HKD,600,30
C002,Example Studio,USD,80,14

另外準備合約摘要：計時或月費、包幾多鐘、超額點計、有冇折扣，以及發票必須出現嘅資料。月費客戶即使今個月冇工時，都可能按合約收費；唔可以由「冇紀錄」直接當「唔使開單」。

建立已用發票編號清單，同已發送／已收款紀錄。收款指示用你核實過嘅範本，唔好叫模型從舊Email猜最新戶口。

2. 先出核對表，再出發票

請用 [月份] 工時、客戶表、合約摘要同發票紀錄，準備本月發票草稿。

逐個客戶核對可收費項目、工時、單價、幣種、月費及超額規則。缺合約、重複工時、客戶ID對唔上或價錢矛盾，一律列入待核，唔自行補價。

先出核對表：客戶ID、計費方法、數量、單價、小計、折扣、總額、幣種、付款期限及來源。不同幣種分開合計。冇提供適用稅項規則就唔自行加稅率。

核對表確認後，按指定範本出每位客戶嘅PDF草稿。發票編號由我提供嘅登記表取用，草稿標明DRAFT；重跑沿用同一草稿ID，唔新增另一張。到期日按已確認發票日期及合約付款期限計。

另出應收帳草稿，狀態分draft、sent、paid、overdue。未有實際發送紀錄唔標sent，未核對入帳唔標paid。唔寄信、唔催款、唔改收款資料。

PDF要打開逐張睇：換行有冇截字、金額及幣種啱唔啱、發票編號有冇重複、付款資料有冇被改。客戶少亦唔好只抽查一兩張，合約錯誤可以只出現喺其中一位。

3. 將發送同收款分開記錄

你確認並發送後，先更新發送日期、正式編號同到期日。每次準備催款前，要再對最新收款紀錄，避免向已付款客戶追數。

Cowork可以按你嘅語氣出催款草稿。逾期幾多日先提醒、幾時打電話，係你同客戶嘅合作安排，唔係固定適用所有人嘅規則。.eml檔亦未必喺每個郵件程式都以草稿開啟；用本機文字草稿最容易先檢查。

4. 三種常見改法

月費客戶： 合約列清包幾多工時、未用時數可否累積，同超額需唔需要先獲批准。報告分開月費與超額。

海外客戶： 保留原幣發票。想睇港元管理報表，就另外指定匯率來源與日期，唔改客戶應付原幣金額。

應收帳提醒： 先產生待跟進名單同草稿，由你確認收款狀態及語氣後發送。

排程設定見訂單整理教學。先用同一批資料跑兩次，確認只更新原草稿，冇多開發票，再安排定期整理。