Cowork 自由業者每月 1 號自動出 invoice：抽工時表 → 計鐘數 → email 客戶

情境

你係自由身設計師 / 顧問 / 寫手，手頭通常有 4–8 個客戶，每個客戶月底要出 invoice。手做嘅流程：

• 開 Toggl / Clockify，篩選上個月、按客戶匯出 CSV
• 開計算機（或者 Excel），逐個客戶計總鐘數 × 時薪
• 加稅 / 折扣（如果有）、加可報銷開支
• 套返你個 invoice 範本（Numbers / Word / 某個 SaaS），改 invoice 編號、改日期、改金額
• 出 PDF、開 email、寫一段「Hi 大佬，附上 X 月 invoice，找數期 NET 30」、夾附件、send

8 個客戶做晒，4 個鐘冇咗。而且月月做、月月一樣。

呢個任務完全係 Cowork 嘅強項 — 重覆、多來源、有明確輸出、但最後一步要你親自 send。設定一次，每月 1 號 10am 自動起晒稿，你坐低半個鐘檢視 + 撳 send 就完。

注意：Cowork 仲係 research preview，要 Pro / Max plan。唔好叫佢自動 send invoice email — invoice 出錯（收費計錯、發錯客）係要追嘅，草稿模式永遠係最後一道閘。

跟住做

1. 預備工時表來源 + 客戶主檔

Cowork 要兩樣嘢做基礎：

工時表來源（揀其中一個）：

• Toggl Track：去 Reports → Detailed → 匯出 CSV，或者直接畀 Claude 用你個 Toggl API token 去抽
• Clockify：同上
• Google Sheet：如果你自己手動記（一行一條紀錄：日期 / 客戶 / 鐘數 / 描述）

客戶主檔 — 開一個 ~/Documents/freelance/clients.csv：

client_id,client_name,contact_email,hourly_rate_hkd,currency,payment_terms,billing_address
ACME,Acme Co Ltd,billing@acme.hk,800,HKD,NET 30,Unit 1201 Cheung Sha Wan
TKO,TKO Studio,finance@tko.studio,1000,HKD,NET 14,
ZEN,Zenith Tokyo,ap@zenith.jp,150,USD,NET 30,3-1-1 Shibuya Tokyo

呢張表係唯一依據 — Claude 唔會自己估收費、自己估 email，全部由呢度攞。

再開個 invoice 範本資料夾：~/Documents/freelance/invoices/2026/。範本用 markdown 或者 .docx 都得（Claude 可以出 PDF）。

2. 核心 prompt — 計鐘數、套收費、加稅 / 折扣、起稿 invoice

入 Claude Desktop Cowork mode，畀佢呢個 prompt：

我係香港自由身顧問，每月 1 號早上 10 點要起稿上個月嘅 invoice 畀我所有現有客戶。流程如下：輸入來源：
Toggl Track（用我個 API token，已存喺 keychain）— 抽上個月（即係今日減 1 個月至今日減 1 日）所有時間紀錄
~/Documents/freelance/clients.csv — 客戶主檔（包括收費、email、找數期、幣值）
~/Documents/freelance/invoices/template.md — invoice 範本
~/Documents/freelance/invoices/last-invoice-number.txt — 上一張 invoice 嘅編號（用嚟遞增）
第一步：抽 + 分組
攞上個月 Toggl 嘅紀錄
按 Toggl 入面個 client 欄位分組
每個客戶計：總鐘數、紀錄清單（日期 / 描述 / 鐘數）
同 clients.csv 對 client_name，揾返收費 / email / 找數期
第二步：計數
小計 = 總鐘數 × 時薪
如果客戶幣值唔係 HKD（即 currency 欄係 USD / RMB / JPY），保留原幣顯示
如果我喺 ~/Documents/freelance/adjustments-[月份].txt 入面為某個客戶寫咗折扣或可報銷開支，套落去（折扣減、開支加）
香港自由業者通常唔收 GST/VAT，所以預設唔加稅；如果某個客戶喺 clients.csv 有 tax_rate 欄，就加返
第三步：起稿 invoice
每個客戶出一份：

Invoice 編號：順序遞增，由 last-invoice-number.txt 開始（例：INV-2026-042、INV-2026-043...）

第一次跑一定要預演：「即場跑一次上個月嘅 data，輸出晒所有檔案但唔好真係 schedule」。睇下收費計啱冇、email 語氣啱唔啱、PDF 格式過唔過到客戶嘅財務部。冇問題先啟用 schedule。

3. PDF / markdown 輸出 + email 草稿（唔好自動 send）

最後輸出應該係呢個資料夾結構：

~/Documents/freelance/invoices/2026/05/
├── INV-2026-042-ACME.pdf
├── INV-2026-042-ACME.eml     ← draft，未 send
├── INV-2026-043-TKO.pdf
├── INV-2026-043-TKO.eml
├── INV-2026-044-ZEN.pdf
├── INV-2026-044-ZEN.eml
├── summary.md                  ← 你睇呢度先
├── untagged.csv                ← 有嘢漏 tag 嘅
└── last-invoice-number.pending ← 檢視完先 promote

你做嘅事：

1. 開 summary.md，掃一眼總計 — 同你印象中嘅月收入差幾多？差太遠就有嘢錯
2. 開 untagged.csv — 處理漏咗 tag 嘅紀錄（手動分返客戶或者當 admin 時間）
3. 隨機抽 1–2 個客戶嘅 PDF 開嚟睇 — 項目明細有冇重覆、收費啱唔啱、找數限期啱唔啱
4. 開每個 .eml（macOS 㩒兩下會喺 Mail 度開做 draft），檢一檢語氣，撳 send

點解唔自動 send？ Invoice 錯一次嘅成本（追數、改 invoice、同客戶解釋）遠高過你檢視嗰半個鐘。Cowork 嘅哲學係「機械工序自動化、判斷工序留返畀人」，invoice send 就係嗰條判斷線。

4. 收款追蹤 — 點更新狀態

出咗 invoice 之後仲有跟進：邊張找咗數、邊張過期。再開一個 ~/Documents/freelance/ar-tracker.csv：

invoice_number,client_id,issue_date,due_date,amount,currency,status,paid_date,notes
INV-2026-042,ACME,2026-05-01,2026-05-31,12800,HKD,sent,,
INV-2026-043,TKO,2026-05-01,2026-05-15,8000,HKD,paid,2026-05-12,
INV-2026-044,ZEN,2026-05-01,2026-05-31,3750,USD,overdue,,sent reminder 06/05

每月 1 號嗰個任務加多一步：「跑完 draft 之後，將今次新出嘅 invoice 加落 ar-tracker.csv，預設 status = 'draft'。我撳 send 嗰陣，我會手動改去 'sent'。」

再加一個每星期一 9am 嘅輕量任務：「掃 ar-tracker.csv，如果有 status='sent' 而 today > due_date 嘅，標記做 '過期' 同寄個每週 summary 畀我」。呢個係下面變化 3 嘅基礎。

變化

變化 1：Retainer 版（固定每月金額 + 附交付物 summary）

有啲客戶唔係按鐘計，係月費 retainer（例：每月 HKD 25,000，包乜乜乜）。

（喺 clients.csv 加多兩欄：billing_type = "hourly" 或 "retainer"、monthly_fee_hkd）對於 billing_type = "retainer" 嘅客戶：
唔使計鐘數 × 收費，小計直接用 monthly_fee_hkd
但係仍然抽佢嗰個月嘅 Toggl 紀錄 — 用嚟生成「Deliverables this month」嗰段夾落 invoice：

用描述分組（design / strategy / meetings...）
每組寫總鐘數同 1–2 句重點（由紀錄描述抽出嚟）
唔顯示時薪


額外加一句頁尾：「Retainer covers up to [X] hours/month per agreement; this month: [Y] hours.」
如果 Y > X 多過 10%，喺 summary.md 標記「ACME exceeded retainer cap」等我考慮傾加價

呢個轉變令 retainer 客戶收 invoice 嘅時候唔係淨係見到「HKD 25,000，due NET 30」— 仲見到佢哋畀嘅錢買咗啲乜，續約 / 加價傾起上嚟易好多。

變化 2：Multi-currency（USD / HKD / RMB 客戶混合）

香港自由業者客源好多時分開 — 本地客戶收 HKD、日本 / 新加坡客戶收 USD、大陸客戶收 RMB。

（clients.csv 已經有 currency 欄）對於非 HKD 客戶：
Invoice 完全用客戶嘅幣值出（USD 客戶見到嘅係 USD 金額、唔好喺 invoice 度顯示 HKD 換算 — 會搞亂佢個 AP）
時薪用 clients.csv 入面客戶自己嘅幣值（即 ZEN 嘅收費係 150 USD，唔係 1170 HKD 換算）
但係 summary.md 入面我自己睇嗰個版本要：
每個客戶顯示原幣 + 用今日中銀牌價換算 HKD（標明匯率同日期）
Grand total 顯示「HKD equivalent: X」— 我用嚟同上個月比、同銀行戶口比
找數指示按幣值分：
HKD：本地過數資料
USD：Wise / SWIFT 資料
RMB：支付寶 / WeChat Pay 資料
由 ~/Documents/freelance/payment-instructions-[currency].md 各自匯入

呢個變化解決一個實際痛點：用單一幣值畀所有客戶會出事（USD 客戶收到一張 HKD invoice 要自己財務部換、好多時佢哋直接退返畀你）。

變化 3：加自動跟進催數（過期 >14 日自動起稿催收 email）

最辛苦嘅自由業工作唔係出 invoice，係催數。

每星期一早上 9 點額外跑：第一步：掃 ~/Documents/freelance/ar-tracker.csv
揾所有 status = 'sent' 而 (today - due_date) > 0 嘅 invoice
分三層：

層 1（過期 1–14 日）：唔做嘢，但喺每週 summary 列出嚟
層 2（過期 15–30 日）：草擬一封客氣嘅提醒 email（.eml 存喺 ~/Documents/freelance/followups/）
層 3（過期 31+ 日）：草擬一封語氣堅定但仍然專業嘅跟進，加 cc 我自己一份做記錄


層 2 email 語氣：
「Hi [client]，
Just a friendly reminder that invoice [number] (issued [date], due [date]) is still showing as outstanding on my end — total [amount][currency]. 可能已經 process 緊，唔該幫我確認返 status？
Thanks!
[我]」層 3 email 語氣：
「Hi [client]，
Following up again on invoice [number], now [N] days past due. Could you please advise on payment status by end of this week? Happy to jump on a call if there's any issue I should know about.
Thanks for your help,
[我]」第二步：寄每週 summary 畀我
Subject：「AR Status — [N] 過期, HKD X outstanding」
Body：3 個層各自列出（invoice 編號 / 客戶 / 金額 / 過期日數 / draft 喺邊）
提醒：所有跟進 email 都係 draft，要我自己檢視 + send
絕對唔好自動 send 催收 email — 催數係關係嘅事，語氣一錯就爛咗個客戶。

催收係自由業者嘅隱形勞動 — 大部分人因為「唔好意思」拖到 60、90 日先出聲，最後傷感情又收唔到錢。Cowork 起晒稿，你淨係要決定「呢封 send 唔 send、要唔要改幾個字」就夠 — 心理門檻低好多。

拆解：點解會 work，同點解會爆

跟到上面就已經用得。下面呢段係畀**想由「試跑一次靚仔」做到「月月自動跑、月月數都啱」**嘅人——初學者可以跳過，唔影響你跟住做。

自動化出 invoice 最唔老實嘅地方係：第一次試跑一切正常，唔代表第三個月唔靜默出錯。呢個流程，實際會喺呢幾個位爆，你要預咗：

1. Toggl / Clockify API token 過期，Claude 照跑但出空 invoice API token 唔係永久有效，過期之後 Claude 抽唔到資料。問題係佢唔一定大叫「攞唔到」——有時候 API 返 empty，佢就照當「呢個月 0 小時」處理，略過個客戶或者出張空單。

• 會爆成點：你掃 summary.md 唔夠仔細，某個客戶「0h, no invoice」但其實佢上個月有工時，客戶冇收到 invoice，你冇收到錢。
• 點救：prompt 加一條「如果抽返嚟嘅 Toggl 紀錄總數為 0，唔好靜默略過——停低並 email 通知我『API 可能有問題，請人手確認』」；每月睇 summary.md 嗰陣，先核對一下各客戶鐘數係唔係合理。

2. Invoice 編號撞號或跳號，客戶財務部 reject 流程設計係「撳 send 先 promote last-invoice-number.txt」，但如果你有月份忘咗 promote（或者 promote 咗但跑咗兩次），下個月嘅號碼就會重複或者跳號。收緊 USD 嘅日本 / 新加坡客戶財務部對編號要求極嚴，撞號即刻 reject。

• 會爆成點：同一個客戶收到兩張同號 invoice，財務部 flag、要你重新出、收款延誤。
• 點救：promote 步驟加做一個動作——promote 之前先讀返 last-invoice-number.txt，確認新號碼同 ar-tracker.csv 裏面現有號碼唔重複先寫入；或者用「年份 + 月份 + 序號」結構（INV-2026-05-001）令撞號機率低好多。

3. Toggl client 欄名同 clients.csv 一個字唔同，整個客戶入 untagged.csv Claude 係做字串對比 client 欄，唔係語意理解。你 clients.csv 寫「Acme Co Ltd」，但 Toggl 裡面個 client tag 打咗「Acme Co」，就係唔 match——全部時間紀錄倒入 untagged.csv，唔出 invoice。

• 會爆成點：你冇留意 untagged.csv 有嘢（或者以為係漏 tag 嘅細紀錄），客戶唔收到 invoice，你唔收到錢。
• 點救：prompt 加一段「對唔上 clients.csv 嘅 Toggl client name，唔好靜默入 untagged——喺 summary.md 頂部用 WARNING 標出，等我 review」；定期對比 Toggl 同 clients.csv 個 client name list，保持一致。

4. adjustments 檔唔清走，上月嘅 one-off 折扣今月照套 你上月幫某客戶打咗 10% 折扣（因為交期延誤），寫入 adjustments-04.txt。流程係用 adjustments-[月份].txt，按月份揾，所以理論上唔會重複用。但如果你個 prompt 係「揾 ~/Documents/freelance/adjustments-*.txt 所有符合嘅檔案」——而唔係嚴格按月份——佢有機會連舊月份嘅都撈埋。

• 會爆成點：多扣咗客戶，你要補差價或者重新出 invoice；客戶見到折扣以為成為慣例，下次傾約有麻煩。
• 點救：prompt 寫死「只讀 adjustments-[今月月份].txt，唔好讀其他月份嘅 adjustments 檔案」；每月跑前養成習慣確認舊嘅 adjustments 檔已另存或刪除。

5. summary.md 嘅匯率係跑當日快照，唔係真正入帳日匯率 變化 2 入面，Claude 用「今日中銀牌價」換算 USD / RMB 嘅 HKD equivalent。問題係 invoice 出咗，客戶可能 NET 30 先過數，入帳當日匯率可以差好多——尤其 RMB 同 JPY 幅度大個月。

• 會爆成點：你用 summary.md 嘅 HKD equivalent 做月收入紀錄或者報稅估算，同實際入帳金額有出入，做帳會差。
• 點救：summary.md 嘅換算只用做自己睇嘅參考，唔好直接貼入帳簿——入帳金額要喺銀行到帳嗰日按實際匯率記錄；prompt 加一句「請注明：HKD equivalent 係 draft 日估算，非最終入帳金額」。

呢幾個位，就係「試跑一次靚仔」同「月月自動跑、月月數都啱」之間嘅距離。

Invoice 同催數係自由業入面最重覆、但又最影響現金流嘅工序。Cowork 嘅角色唔係搶你個最終決定權 — 係幫你由「諗起就唔想做」變返「檢視 + send」嘅 30 分鐘工。機械嘢留畀機械、判斷嘢留畀你，月月準時收錢嗰種安穩，先係自由業真正嘅自由。