Cowork 自動歸檔收據 + 保固：影張相，月底一句話揾返「上個月買咩」

情境

你部電飯煲星期日朝早突然冇反應。你記得舊年買嘅，應該仲喺保固期入面——但張單你揾極都揾唔到。試咗去信用卡 statement 揾返筆款，發現原來唔係今年買，係前年；再睇返保固期係 18 個月，已經過咗。

呢個情況喺 HK 屋企每年都發生唔止一次：

• 退貨 deadline 過咗先發現，得個吉
• 報稅季要醫療收據，但散落喺 WhatsApp、email、銀包入面
• 公司要報銷飯局，張紙仔已經喺洗衫機洗到糊
• 想知「我上個月買咗咩」，要逐張信用卡單對返

問題本質：買嘅一刻你會記得，三個月後完全唔記得。傳統解法（裝個收據 app、每張單手動打入去）大部分人撐唔到兩個禮拜。

呢篇用 Cowork 改個思路：你淨係要做一件事——影張相，跟住擺埋一個 folder。Cowork 每晚自動執手尾，OCR、歸類、入 spreadsheet、計保固到期日。月底出 report。年尾報稅資料已經齊。

Cowork 仲係 research preview，要 Pro/Max plan。佢會直接讀你嘅檔案，所以淨係畀佢掂呢一個專用 folder，唔好畀佢掂其他敏感資料。

跟住做

1. 開個共用 folder + 講清楚 Cowork 點睇住佢

開個 folder：~/Documents/receipts-inbox/（或者喺 Google Drive 起一個 Receipts/Inbox folder，sync 落 Mac）。

部電話設定一個 shortcut：每次影完收據，撳一下就存入呢個 folder。iPhone 用「捷徑」、Android 用 Files app 嘅「儲存到 Drive」。唔使改名、唔使分類——亂咁丟入嚟都得。

另外開埋兩個同級 folder：

• ~/Documents/receipts-inbox/_processed/ — Cowork 處理完會搬入嚟
• ~/Documents/receipts-inbox/_master.xlsx — 主 spreadsheet

2. 核心 prompt — OCR + 結構化記錄

我想設定每晚 9pm 自動執行嘅收據處理流程。Folder： ~/Documents/receipts-inbox/
唔好掂： 其他 folder、原始相 metadata、任何已經喺 _processed/ 嘅檔案每晚 9pm 做：
掃 receipts-inbox/ 入面所有 .jpg / .heic / .png / .pdf（唔好掂 _processed/ 入面嘅嘢）
對每張，OCR 抽以下資料：

商戶名（中／英都要，盡量對返常見 HK 連鎖：百老匯、豐澤、Watsons、Mannings、Apple Store、IKEA HK 等）
日期（YYYY-MM-DD）
總金額 + 貨幣（預設 HKD）
主要 line items（最多 5 項；只抽得到啲就抽啲）
付款方式（信用卡尾 4 碼 / 現金 / Octopus / 八達通）
保固期（如有寫；冇就睇返商戶＋產品估返：電子產品預設 12 個月、大型家電 24 個月、衣物 0）
退貨 deadline（如收據有寫；冇就空白）


計返「保固到期日」 = 日期 + 保固期
喺 _master.xlsx 嘅 Receipts sheet 加一行，columns：
日期 | 商戶 | 金額 | 類別 | Line items | 付款 | 保固到期 | 退貨 deadline | 原檔名 | Notes
類別自動分：餐飲／日用／電器／衣物／醫療／交通／家居／其他
將原相搬入 _processed/[YYYY-MM]/，改名做 [日期]_[商戶]_[金額].原 extension
如果一張相 OCR 唔到（模糊、唔似收據、重複），搬入 _processed/_needs-review/，喺 _master.xlsx 嘅 Review sheet 記低原檔名 + 估計問題
限制：
唯讀模式：原相唔好改、唔好刪
任何金額 > HKD 5,000 嘅記錄，喺 Notes column 標「⚠️ 待核」等我自己驗一驗
OCR 唔肯定嘅欄位留空白，唔好亂估
唔好將收據內容傳去任何外部服務
設定好就同我確認，然後 schedule 每晚 9:00 跑。

第一晚跑完，自己開 spreadsheet 睇下對唔對。OCR 認唔到商戶嗰啲情況，補一份「商戶別名表」（例如「百佳超級市場 = ParknShop」）做附件，下次就準。

3. 設定每晚自動跑 + 月尾 report

夜晚 9pm 個 schedule 設定好之後，加多個月尾 report。每月最後一日夜晚 10pm 跑一次：

每月最後一日 22:00，讀 _master.xlsx 入面當月嘅 Receipts rows，生成一份月度總結，email 寄返畀我：Subject： [月份] 收據總結 — [N] 張，HKD [總額]內容：
當月總開支（HKD），對比上個月嘅升／跌
按類別 breakdown（餐飲 / 日用 / 電器 / 衣物 / 醫療 / 交通 / 家居 / 其他）
Top 5 單筆最大開支（日期 + 商戶 + 金額）
保固提醒：列出 60 日內到期嘅保固 + 30 日內到期嘅退貨 deadline
待核記錄（> HKD 5,000 嗰啲）
缺資料嘅記錄數量（喺 _needs-review/ 嗰啲）
唔好做投資建議、唔好評論我消費習慣。淨係出 data。

呢樣每月 5 分鐘睇完，你就大致知道個月開支去咗邊。保固提醒嗰節最有用——電器壞嗰一刻先發現過咗保，永遠都係最頭痛嘅。

4. 搜尋 workflow — 一句話揾返一張單

呢個先係真正回本嘅地方。任何時候打開 Claude Desktop（唔需要 Cowork mode，普通 chat 都得，只要佢可以讀 _master.xlsx），直接問：

• 「我去年 6 月買嘅電飯煲保固到幾時？」
• 「上次喺邊度買乒乓波拍？幾錢？」
• 「過去 12 個月喺 Apple Store 用咗幾錢？」
• 「邊張單係去年睇醫生嘅，可以攞嚟報稅？」
• 「冷氣機嗰張單仲喺退貨期入面嗎？」

Claude 會掃 _master.xlsx、揾返 row、答你之餘仲會附返「原檔擺喺 _processed/2025-06/...」畀你開實物相。一句話搞掂以前要揭半個鐘銀包嘅嘢。

變化

變化 1：抓埋 Apple Wallet pass + email 嘅電子收據

除咗影相收據，加多兩個來源：
Gmail 入面標籤 receipts 嘅 email（我自己設定規則自動加 label：sender 含 noreply 同 subject 含 receipt / 收據 / order confirmation）
Apple Wallet 嘅 passes export folder（我每星期手動匯出一次）
對每封 email：抽商戶、金額、日期、order #，加入 _master.xlsx，原 .eml 存入 _processed/_email/[YYYY-MM]/。如果同一單嘢，相同 + email 同時存在（例如 Apple Store 你影咗相又收到 email），自動去重——keep email 版本（因為資料完整啲），喺 Notes 寫「有實體單」。

變化 2：報稅季用呢個 dataset 算 deductibles

3 月底報稅季前，跑一次扣稅項審視：讀 _master.xlsx 入面過去 12 個月（4 月到 3 月）嘅記錄，按 HK IRD 規則初步分類：
認可慈善捐款（捐畀 tax-exempt charities，section 88）
進修開支（自我增值嘅課程費，每年上限）
強積金額外自願性供款（TVC）
自願醫保計劃保費（VHIS）
長者住宿照顧開支
對每類，列出：
入面符合資格嘅記錄（商戶 + 日期 + 金額）
全年總額
HK IRD 上限同我仲差幾遠
我仲缺乜嘢文件先報得（IR831 收條 / VHIS 自願醫保證明等）
⚠️ 你係幫我做初步整理，唔係稅務顧問。最終要會計師或者 IRD guideline 確認。拿唔準嘅情況標出嚟等我問人。

變化 3：公司開支報銷版（打工仔）

我份工成日要出差、請客、買 office 用品，月尾要交 expense report。加一個 sub-folder ~/Documents/receipts-inbox/_work/，呢度入面嘅收據另外處理：
抽資料同正常一樣，但加入 _master.xlsx 嘅 Work Expenses sheet
加多兩個 columns：Client / Project（睇收據前文後理估，估唔到就空白）、Reimbursable（Y/N，我自己定規則）
每月 25 號 9am 出一份 expense report PDF：

公司 template 格式（我會擺 template.docx 入 folder 畀你參考）
按 project 分組
每張收據對應原檔嘅 thumbnail 連結
總額 + 我自己 expense card 簽名位


唔好直接寄出去——出咗 PDF 我自己睇過先提交。

拆解：點解會 work，同點解會爆

跟到上面就已經用得。下面呢段係畀**想由「試跑一次靚仔」做到「真係可以靠佢揾返保固單」**嘅人——初學者可以跳過，唔影響你跟住做。

自動化最唔老實嘅地方係：第一晚跑到 OK，唔代表三個月後個 spreadsheet 仲係正確嘅。呢個收據流程，實際會喺呢幾個位出事，你要預咗：

1. 影相質素差，OCR 靜默抽錯（最常見） 收據印字細、紙張反光、影到側歪，Claude 嘅 OCR 唔係 0 error 嘅。問題唔係抽唔到——係佢可能自信地抽到一個錯嘅金額或者日期，你唔去核係唔知嘅。

• 會爆成點：spreadsheet 入面金額同實際相差幾十蚊，報稅或報銷嗰陣核對唔到；保固日期計錯，到時信咗個 spreadsheet 但其實過期咗。
• 點救：第一個月每晚睇返原相同 spreadsheet 對一對；prompt 已經有「唔肯定就留空」，但你要養成習慣定期開 _needs-review/ 睇下有幾多張積咗喺度。

2. 保固期「估」出嚟，唔係「讀」出嚟 Prompt 叫 Claude 估保固期：電子產品預設 12 個月、大型家電 24 個月。問題係呢個係你叫佢估嘅，唔係從收據上面讀返嚟。

• 會爆成點：你部電視買嗰陣升級咗五年保固，但 spreadsheet 入面寫 12 個月；你喺保固期頭兩年內冇去追究，三年後壞咗先發現寫錯咗。
• 點救：凡係有另外買延伸保固、或者商戶有特別政策嘅，買嗰日就喺 Notes 手動加返啱嘅月數。高價電器收據（HKD 2,000 以上），個月尾 report 出嚟之後快手人肉核對一次。

3. 同一張單被重複入帳 你影過相、搬入 _processed/ 後，某次 Cowork 掃 folder 出錯，或者你 Google Drive sync 遲到咗、檔案重現，佢又重新入多次。

• 會爆成點：同一筆開支喺 spreadsheet 出現兩次，月底 total 虛高；報稅算 deductibles 嗰陣重複計。
• 點救：Prompt 已要求「唔好掂 _processed/ 入面嘅嘢」，但最安全係定期搵重複行：用 Claude 查一下 _master.xlsx 有冇「同日期 + 同商戶 + 同金額」嘅 duplicate rows，每季做一次。

4. Schedule 靜默失敗，你唔知冇跑 Cowork 嘅 schedule 功能係 research preview，唔係 cron job 咁可靠。電腦關咗、Cowork 更新咗、Mac 睡眠喺 9pm、Mac 自動 update 重啟——都有機會靜默 skip 嗰晚。

• 會爆成點：你以為每晚都有跑，其實個 spreadsheet 停更咗兩個禮拜，有疊收據積喺 inbox 唔知幾多張，月尾 report 嘅數係錯嘅。
• 點救：每次打開 _master.xlsx 留意一下最新一行嘅日期係唔係「最近幾日」之內；或者喺月尾 report prompt 加一句「同埋告訴我最近一次成功跑係幾時」，一眼看出有冇斷層。

5. 退貨 deadline 冇寫，預設空白就等同放棄追蹤 大部分 HK 零售商唔會喺收據上面印退貨 deadline。Prompt 叫 Claude「冇就空白」——表示你 spreadsheet 入面大部分行呢個格都係空嘅。

• 會爆成點：你以為退貨提醒會自動出，其實根本冇資料可以提醒。買咗嗰三日退貨期，你唔知唔覺就過咗。
• 點救：買貴嘢嗰一刻（超過 HKD 500 嘅電器、衣物），買完即刻喺 Notes 欄手動加「退貨 deadline：[日期]」，唔好靠 OCR 抽——商戶政策喺收據上面極少有。

呢幾個位，就係「試跑一次覺得好好用」同「一年後仲係信得過嗰個 spreadsheet」之間嘅距離。

最頭痛嘅唔係影張相同抄入 spreadsheet，係決定「我幾時做呢樣嘢」。將「諗」呢一步外判畀 Cowork，你淨係要做返一件最簡單嘅事——影張相。一年之後，你會發現自己唔知唔覺累積咗一個比銀行 statement 仲完整嘅個人開支紀錄。