Cowork 每週一朝早 9am 自動分類 inbox：起草你最重要 3-5 個回覆

情境

星期一朝早 8:45。你坐返公司 / 開電腦 work from home。打開 Gmail：

247 unread, 35 from this weekend

你開始碌落去，但個腦仲未開機。頭 15 分鐘淨係碌、碌、碌，5 個 email 開咗冇覆、3 個問題你搞唔清優先次序。 9:30，開會開始，你都仲未真正開始你嘅一日。

呢個每週循環每個禮拜浪費 30-45 分鐘。一年 = 26 個鐘 = 3 個工作日。

呢篇教你設定 Cowork 每週一朝早 9am 自動運行：

• 分類過去 3 日所有 email
• 歸類（要行動 / 純通知 / 垃圾信 / 等我覆 / 等人覆）
• 起草 3-5 個你應該即刻覆嘅 email
• 寄一封「Inbox 簡報」落你個人 inbox

你 9am 開電腦，份簡報已經喺度。你睇 5 分鐘，撳 send 3-4 個草稿，9:15 你 inbox 清空、個腦準備好，可以去開會。

注意：Cowork 直接讀你 Gmail，需要 OAuth 權限。你設定之前要確認公司政策，敏感行業（金融 / 醫療 / 法律）可能唔得。呢個工作流程絕對唔可以設定為自動 send email——只可以起草 + 等你檢視。

跟住做

1. 整理 Gmail 標籤結構

Cowork 嘅分類質素取決於你標籤設定有幾清晰。設定之前喺 Gmail 整好：

01-Action          ← 我需要覆 / 採取行動
02-Awaiting        ← 我已覆，等對方
03-Reference       ← 唔需要行動，但要保留
04-Newsletter      ← 訂閱嘅資訊
05-Calendar        ← 會議邀請
99-Archive         ← 搞掂, 可以封存

如果你已經有 Gmail 標籤，用你自己嘅分類系統。Cowork 識得學習你套系統。

2. 用呢個 prompt 設定

我想設定一個每星期一朝早 9am 自動運行嘅 inbox 分類工作。流程：觸發時間： 每星期一 09:00（HKT）輸入來源：
我嘅 Gmail（OAuth 連接咗）
我自己嘅標籤結構：[貼上你嘅標籤清單]
每次運行：第一步：收集 email
掃瞄過去 3 日（星期五 9am → 星期一 9am）
排除：

已讀但封存咗嘅
我已經覆咗嘅對話串
推銷 email（用 List-Unsubscribe 標頭識別）
日曆邀請（分開處理）


第二步：歸類
將每封 email 分入以下類別：A. 行動 — 高優先：要我覆 / 決定嘅，寄件人係高層或客，或者有死線
B. 行動 — 普通：要我覆，但唔急
C. 純通知 — 了解情況：唔需要覆，但內容對我將來有影響
D. 等我覆：我之前應承過跟進嘅對話，對方等緊
E. 等人覆：我已經交咗個波畀對方，等對方覆
F. 雜訊：推銷 / 通訊 / 垃圾信
G. 日曆：會議邀請 / 改期要求每封 email 列出：「寄件人 + 主旨 + 你嘅歸類 + 1 句理據」第三步：識別隱藏重點
特別標示以下「容易睇漏」嘅 email：
我被 @ 提及但隱藏喺長對話串入面
主旨唔搶眼但內容有死線或要求
由高層（VP 以上、CEO、重要客）寄出但好短嘅 email
任何回覆落去一個我已經「遺忘咗」嘅舊對話串
第四步：起草 3-5 封回覆揀 3-5 個最關鍵、需要行動嘅 email，起草回覆。要求：
草稿唔好長篇大論，2-3 句到位（保留我自己嘅語氣偏好）
如果係複雜決定唔可以一句答，起草暫緩回覆：「收到，會喺 [合理時間] 覆你」
如果係要求我提供我仲未有嘅資料，起草：「收到要求，會喺 [日期] 帶埋 [具體資料] 覆你」
每個草稿要有：
收件人
原 email 總結（1 句）
草稿內容
我可以直接 send 嘅提示（「可直接發送」） vs 需要修改（「供你修改嘅草稿」）
第五步：寄 Inbox 簡報畀我Email 畀我，主旨：「星期一 Inbox 簡報 — X 個需行動，Y 個等你覆」內容結構：
重點數字：總共處理咗幾多、A+B 數量、緊急標示
高優先行動清單（按優先次序排）
回覆草稿（如上）— 用 markdown 格式，方便我直接複製貼上落 Gmail
隱藏重點標示（容易睇漏嗰啲）
等人覆 — 逾期清單（我交咗波但對方超過 5 日冇覆嘅，可能要跟進）
通知摘要（5 個最重要嘅通知，每行 1 句總結）
過濾咗嘅雜訊：數量 + 任何唔尋常嘅推銷規律
重要限制：
絕對唔好自動 send 任何 email（全部只係草稿）
唔好封存 / 刪除 / 標示已讀任何 email（只讀取）
如果對話串比較複雜，穩陣起見，標示「需要人手檢視」，唔好起草
私隱：唔好將任何私人 email 內容轉發畀我以外嘅人
設定好之後確認，再排程落每星期一 9am 運行。

3. 第一個禮拜試運行

第一次設定一定要試跑一次（即係預演）：「即刻跑一次（而家，唔係下個星期一），畀我睇下輸出，唔好真係寄份簡報出去」。

第一次見到輸出嗰陣檢查：

• 歸類準確度（A vs B vs C 嘅判斷準唔準）
• 隱藏重點：有冇捉到啲唔顯眼嘅要求
• 草稿回覆：語氣似唔似你

微調（你會發現某個寄件人嘅比重要調校、某啲關鍵字會誤判等）。通常頭兩個禮拜會反覆修正，第三個禮拜開始穩定。

4. 第三個禮拜開始嘅你

每星期一 9am 開機，個人腦力消耗：

• 開 Inbox 簡報（5 分鐘睇）
• 複製貼上 3 個「可直接發送」草稿 + 撳 send（3 分鐘）
• 1-2 個「供你修改嘅草稿」微調同 send（5 分鐘）
• 確認 隱藏重點標示（2 分鐘）
• 9:15 搞掂，inbox 處理咗 70%，個腦準備好開會

呢個槓桿唔係慳時間，係 降低焦慮。你唔再驚「我可能睇漏咗一封重要 email」——Cowork 已經檢視過。

變化例子

變化 1：每日朝早 8:30 跑（對比每週一）

我 email 數量高（200+/日），每星期一跑一次唔夠頻密。請修改為：
觸發：每日朝早 08:30
範圍：過去 24 小時 email
格式簡化：1 段總結 + 3 個草稿（唔需要詳細分類）
星期五嗰次運行加週末覆蓋提示：「有冇週末跟進嘅預期？」
呢個節奏適合對客嘅職位、客戶期望即時回覆嘅情況。

變化 2：加入任務管理整合

我用 [Todoist / Things / Asana] 管理任務。加功能：
Cowork 分類完之後，將「行動」類別嘅 email 自動建立對應任務
任務標題：「回覆: [email 主旨]」
任務死線：合理時間表（緊急 = 今日, 普通 = 3 日內）
唔好重覆建立任務（用 email id 做唯一識別碼）
取捨位：呢個工作流程比上面複雜啲，需要整合第三方工具。

變化 3：你係經理，要監察團隊 email 數量

我管理一個 5 人團隊。
我自己每星期已經做緊 inbox 分類。加功能：團隊層面規律監察
每週一 10am（你自己簡報之後 1 個鐘）寄團隊層面 email：

每個團隊成員收到嘅 email 數量（趨勢）
標示：有冇團隊成員收到大量投訴 / 需要升級處理嘅個案
標示：有冇外部寄件人對多個團隊成員發出主動接觸（潛在衝突信號）


私隱嚴格要求：唔睇個別 email 內容，只睇中繼資料（寄件人 + 數量）。任何個人細節要經理自己問團隊成員。

拆解：點解會 work，同點解會爆

跟到上面就已經用得。下面呢段係畀**想由「第一個禮拜試跑靚仔」做到「跑足半年都信得過」**嘅人——初學者可以跳過，唔影響你設定。

自動化最唔老實嘅地方係：第一次輸出靚仔，唔代表第十次仲準確。呢個 inbox 分類流程，實際會喺呢幾個位出事，你要預咗：

1. 「過去 3 日」嘅邊界係假的 Prompt 寫「星期五 9am → 星期一 9am」，但 Gmail OAuth 讀取時間係 Cowork 伺服器時區，唔係你個 HKT。加上 email server 嘅 timestamp 本身可以有時差，邊緣嗰批 email（星期五朝早嗰幾封）隨時會漏咗、或者下次又重新讀入。

• 會爆成點：你以為所有 weekend email 都係新嘅，但星期五嗰封重要客戶 email 靜默消失咗。
• 點救：Prompt 改成「過去 78 小時」留多 6 個鐘緩衝；或者加指示「遇到時間邊界嘅 email，寧願重複收錄都唔好漏」。

2. OAuth token 過期——Cowork 冇跑但你唔知 Google OAuth token 有時效，通常幾個月更新一次，但有時候提早失效（你改咗 Google 密碼、或公司 IT 撤銷咗授權）。Cowork 排程觸發之後，連接失敗，但唔會喺 9am 主動叫醒你。

• 會爆成點：你以為份簡報今日係安靜，但其實係冇跑到。星期一 inbox 爛咗但你唔知。
• 點救：Prompt 加一句「如果連接失敗或者 inbox 讀取為零，要寄一封錯誤提示畀我而唔係靜默完成」；每隔兩三個月主動去 Cowork 確認 Gmail 連接仲有效。

3. 長對話串嘅早期脈絡讀唔到 Cowork 讀入嘅係近期 email body，但一個跨三個禮拜嘅對話串，最早嗰幾封嘅 context 唔會全部帶入。Claude 見到嘅只係對話串最近嗰幾封，起草草稿時有時候會「答非所問」——例如客戶係 follow up 一個你三週前答應咗嘅承諾，但 Claude 唔知背景，起草成「多謝查詢，我會了解一下」。

• 會爆成點：草稿語氣正確但內容答錯嘢，你冇細看就 send 出去，變成失禮客戶。
• 點救：Prompt 加「如果對話串超過 3 封、或對話時間超過 1 個禮拜，標示『需要人手檢視背景』，唔好起草」；草稿寄出前習慣性 click 入原對話串睇一眼。

4. 草稿「語氣偏好」係一次性快照，唔會進化 Prompt 入面寫「保留我自己嘅語氣偏好」，但 Claude 唔係真正學你歷史 email 嘅語氣——佢係根據你呢次 prompt 嘅描述，每次重新揣摩。你嘅語氣隨住工作關係演變，但 Cowork 嘅草稿兩個月之後仍然係「第一個月版本嘅你」。

• 會爆成點：對老客戶起草過分客氣、或者對新客戶起草過分隨意；你覺得草稿「唔太似自己」但又搵唔到係邊個字有問題。
• 點救：每兩三個月重新 review 一次 prompt 嘅語氣設定；或者試用一次「先畀我睇三個草稿樣本，我 approve 之後先正式起草其他」來校準語氣。

5. 「等人覆——逾期清單」會追錯人 Cowork 判斷「超過 5 日冇覆」係純粹睇 Gmail 時間戳。佢唔知你跟對方 WhatsApp 已經傾掂、或者你哋係 Slack thread 上面收結咗、或者你喺 meeting 面對面 settle 咗——只要 Gmail thread 冇新 email，佢就話「逾期」。

• 會爆成點：你照著清單追人，搞到對方覺得你冇記性，甚至係失禮。
• 點救：呢個清單當作「值得人手確認一眼」而唔係「直接行動清單」；確認之前先 check 一下 WhatsApp / Slack 有冇對應跟進。

呢幾個位，就係「試跑個靚仔輸出」同「星期一真係放心攞來用」之間嘅距離。

一個思維框架

Email 分類嘅問題唔係「我 inbox 太多」——係 「我個腦用嚟掃完 inbox 之後，已經攰到做唔到真正嘅工作」。

每個禮拜，你最精神嘅時間（朝早 9-11am）用嚟做機械式篩選。呢個根本係資源錯配。

Cowork 嘅槓桿：將機械式工作推前到 9am 之前 + 自動化，將你最精神嘅時間留畀高判斷力嘅工作。

呢個設定真正嘅回報唔係慳嗰 45 分鐘——係你星期一朝早嘅單對單會議 / 策略會議，可以精神爽利、有準備、有見地，而唔係「我未睇 email 我都唔知乜事」。

最重要嘅提醒：永遠唔好畀 Cowork 自動 send email。起草 + 人工檢視 + 發送，呢三個步驟永遠保留人類把關。