Cowork 每朝抽 inbox action item，自動 push 入 Notion task list（HK 打工仔版）

情境

朝早 9:15，你坐低，打開 inbox：

62 unread

你開始碌。第 14 封係老闆喺長 thread 第 7 個回覆嗰度 @ 你：「呢個你跟一跟」。第 22 封係供應商報價，要你星期五前覆。第 38 封係客最後一行寫「順便要埋上季 sales breakdown」。

你睇完，知道有嘢做。中午食飯，你已經唔記得邊三件係今日真係要動嘅。下晝 4pm 老闆 ping 你：「嗰單你跟咗未？」你心諗：「邊單呀？」

問題唔係 inbox 多，係 要做嘅嘢散晒喺 thread 入面、冇統一一張清單。你個腦做緊兩件事：（1）讀 email、（2）即時記住邊啲要做。第二件事，個腦做得好差。

呢篇教你設定 Cowork 每朝 8am 自動跑：掃過去 24 小時 inbox → 抽真正要做嘅嘢 → 連死線、來源 email、優先次序一齊寫入 Notion master task DB。9am 你開電腦，Notion 已經有今日要做嘅清單。

注意：呢個工作流會接你 inbox 同寫入 Notion。要 Pro/Max plan 加一個專用嘅 Notion DB（唔好直接接你私人嗰個 master list）。第一個禮拜一定有抽錯嘅情況，要逐日微調。

跟住做

1. 設定 Notion integration + Cowork email access

開始之前要備齊兩樣嘢：

Notion 邊：

1. 入 notion.so/my-integrations → 開個新 integration，叫「Cowork Inbox」
2. 攞個 integration token（secret_xxx）— 記低，等陣畀 Cowork
3. 喺 Notion 開個新 database，叫「Inbox Tasks」，欄位結構：
   • Title（text）— 要做嘅嘢嘅描述
   • Due（date）— Cowork 估計
   • Source（URL）— 原 email link（Gmail thread URL）
   • Priority（select：高 / 中 / 低）
   • Status（select：未做 / 做緊 / 搞掂）
   • Captured（date）— Cowork 跑嗰日
4. 撳個 DB 右上角「Share」，邀請你頭先嗰個 integration，畀「Can edit」

Cowork 邊：

• Claude Desktop → Cowork mode → 連你 Gmail / Outlook（OAuth）
• 連 Notion → 貼個 integration token

呢一步係苦工，但只做一次。

2. 核心 prompt — 點分「要做」同「淨係知會」

呢個 prompt 嘅關鍵唔係「抽晒所有嘢」，係抽得準。第一個禮拜寧願少抽，唔好亂抽。

我想設定每朝 8am 自動跑嘅 inbox → Notion task 工作流。觸發： 每日 08:00（HKT）第一步：收集
由我 Gmail / Outlook 攞過去 24 小時（昨日 8am 到今朝 8am）所有 email
排除：

推銷 / newsletter（有 List-Unsubscribe 標頭嘅）
我已經覆咗嘅
純系統通知（GitHub PR 通知、Calendar invite、Slack digest 等）


第二步：抽要做嘅嘢（呢度最緊要）只係將以下 email 計做有嘢要做：A. 有人明確要我做嘢
「可唔可以幫我 review X」
「請喺 X 號前覆 / 提供 / 交 X」
「你嗰邊跟到 X 點？」
我喺長 thread 入面被 @ + 後面有 question / request
B. 我答應過要做、而對方等緊
我之前回過「好我跟」、「let me check」、「我聽日畀你」
對方今日再 ping 我（即係到期）
唔算要做嘅嘢（呢啲唔好放入 Notion）：
淨係知會我 / cc 我但冇問我嘢嘅
Newsletter / 行業資訊
已經有明確負責人、唔係我嘅 thread

3. Notion 欄位結構 + 寫入動作

呢個 prompt 寫得長，但你細心睇，個重點係第二步嗰張「咩唔算要做嘅嘢」嘅清單。第一個禮拜你會發現，Cowork 抽得太鬆——你會見到一堆「同事問我意見、但其實已經 cc 咗負責人」嘅嘢入咗 Notion。逐日微調：見到一個抽錯嘅，更新返 prompt 嘅排除條件。

第三步嗰個「死線估算規律」係硬性規則，避免 Cowork 憑感覺估，要佢跟規律估。咁第一個禮拜你覆核嗰陣，可以好清楚知道：「呢個估錯日期，係因為規律寫得唔好」，唔係 Cowork「判斷飄忽」。

第五步嗰個「我考慮過但冇放入嘅」係最重要嗰段——你睇返嗰 3-5 封，就知 Cowork 個判斷邊度同你唔同。呢張清單就係微調 prompt 嘅原材料。

4. 每日覆核習慣 — 點同呢張清單共處

朝早 9am 開電腦：

1. 開 Notion「Inbox Tasks」DB，篩「Captured = 今日」加「Status = 未做」
2. 由上至下掃一次（通常 5-10 個 task）
3. 唔同意嘅，撳入去原 email link 重新讀過。判斷錯，刪咗佢
4. 同意嘅，排好你嘅執行次序（高優先同短嘅做先）
5. 每件做完撳「搞掂」

第一個禮拜會痛苦：你會發現 Cowork 抽錯嘅比率大約三四成。日日記低你刪咗咩、點解，星期五覆檢一次，更新 prompt 嘅排除清單。

第二個禮拜：抽錯跌到一兩成。你開始信佢嘅高優先判斷。

第三個禮拜：抽錯落到半成到一成。你朝早唔再「掃 inbox」，而係「覆核清單」。呢個係質變。

呢個工作流嘅真正回報唔係慳時間——係將「我有冇睇漏嘢」嘅焦慮，轉移畀一個會逐封 email 認真讀過嘅系統。你個腦終於可以唔再喺背景度做哨兵。

變化

變化 1：用 Things 3 / Todoist 取代 Notion（URL scheme）

我用緊 Things 3（或 Todoist）做 master task list。修改：
第三步出嚟嘅每個 task，唔好寫入 Notion
改為生成 Things 3 URL scheme link（things:///add?title=...&when=...&notes=...）
或者 Todoist Quick Add API call
寄畀我嘅日摘要 email 入面，每個 task 後面跟住個 deep link，我撳一下就入晒去
Source（原 email link）放入 notes 欄位
呢個方案唔需要 Notion integration，但要求你個 task app 接收得到 deep link。

變化 2：Slack messages 接落同一個 pipeline

我啲要做嘅嘢唔淨止喺 email，仲多嘅係 Slack DM 同 channel @ 我。修改：
第一步收集擴大到 Slack：過去 24 小時嘅 DM + 我被 @ 嘅 channel message
第二步用同一套規律抽要做嘅嘢
Source 欄位用 Slack message permalink（唔係 Gmail thread URL）
Title 前面加「[Slack]」做識別，方便我喺 Notion view 篩選
注意：Slack 嘅雜訊比 email 高啲（standup、emoji 反應、閒聊），prompt 嘅排除清單要加：
純 emoji reaction
standup / 報告近況嘅 channel（除非有人問返我嘢）
channel announcement

變化 3：WhatsApp Business inbox 都接（HK 老闆版）

我係小店 / 中小企老闆。我要做嘅嘢一半喺 WhatsApp Business（客 / 供應商 / 同事）。修改：
連 WhatsApp Business API（透過 Meta Business Suite）
第一步收集加：過去 24 小時嘅 WhatsApp 對話
第二步抽要做嘅嘢：

客落單 / 改單 / 追貨 → 高優先
供應商報價 / 確認 PO → 中優先
員工問放假 / 問人手 → 中優先


Source 欄位用 WhatsApp Business 入面嗰條 chat 嘅 deep link
Title 前面加「[WA]」做識別
私隱注意：WhatsApp 內容比 email 私人，呢個工作流嘅 Notion DB 一定要設定為「只你睇」。團隊唔好分享。

拆解：點解會 work，同點解會爆

跟到上面就已經用得。下面呢段係畀**想由「跑一次 demo OK」做到「跑足幾個月都信得過」**嘅人——初學者可以跳過，唔影響你跟住做。

自動化最唔老實嘅地方係：第一次跑靚仔，唔代表第十次冇事。呢個 inbox-to-Notion 工作流，實際會喺呢幾個位爆，你要預咗：

1. 去重規律只認 URL，認唔到「同一件事」 Prompt 叫 Cowork 用 Source URL 去判斷係唔係重複，但同一件事可以喺唔同 thread 出現——對方 forward 咗封 email、或者喺 reply-all 提起同一件事。Source URL 唔同，Cowork 唔知係同一件，乖乖建第二個 task。

• 會爆成點：Notion 入面出現兩三個「畀 Linda 上季 sales breakdown」，你唔知邊個算數，兩個都唔搞掂，反而搞到更亂。
• 點救：定期（每週一次）喺 Notion 搜一搜 Title 有冇明顯 duplicate，手動 merge 佢哋；或者喺 prompt 加埋「如果 Title 同現有 task 高度相似，mark 做潛在重複、唔好靜默新增」。

2. 24 小時窗口係假設「日日準時跑」 Prompt 叫 Cowork 抽「過去 24 小時」email。但如果某朝 Cowork 冇成功跑（斷網、token 過期、手動暫停），隔日跑嗰次仍然係抽「過去 24 小時」——夾中間嗰段 email 就永遠唔會被掃到，你完全唔知有嘢漏咗。

• 會爆成點：漏咗一封老闆 @ 你嘅 email，你唔知，任務失蹤，直到老闆再 ping 你。
• 點救：喺摘要 email 加一行「本次掃描時間範圍：YYYY-MM-DD HH:MM 至 YYYY-MM-DD HH:MM」——你每日掃一眼，見到有斷層就即刻手動補掃；Notion 入面「Captured」欄位都可以幫你發現有冇日子缺口。

3. Notion API write 靜默失敗 Cowork 成功抽咗 task，但寫入 Notion 嗰步因為 token 過期、DB 分享設定被改或 API 偶發錯誤而失敗，Cowork 可能只係記落 log 而唔會大聲話你知。你以為入咗 Notion，實際冇。

• 會爆成點：你朝早開 Notion 見得少，以為今日唔多嘢，其實係抽咗但冇入到。重要 task 失蹤。
• 點救：喺 prompt 第五步加「如果 Notion 寫入失敗，喺摘要 email 頂部大粗體寫『⚠ Notion 寫入失敗，以下 task 未入 DB』」，強迫 Cowork surface 寫入結果，唔好靜默吞咗錯誤。

4. 死線估算規律係靜態嘅，但語境係動態嘅 Prompt 寫死「老闆冇講時間 → 兩日內」。問題係：老闆問「你有冇空跟一跟呢個方向？」同老闆寫「呢個你跟一跟，我下晝要向上報」，用同一條規律估，出嚟係一樣嘅「兩日內」——但急緩差天共地。

• 會爆成點：真正急嘅嘢被估成「兩日內 中優先」，你當尋常 task 排，唔及時跟進，老闆嬲。
• 點救：規律係底線，唔係全部。摘要 email 嗰「我考慮過但冇放入嘅」清單要認真睇；同時第一個禮拜見到「死線估得怪」嗰條，即刻打開原 email 對比，記低係邊類語境估唔準，更新返 prompt。

5. 摘要 email 睇多咗，原 email 睇少咗 Cowork 每朝寄埋日摘要、列晒 task，好方便——但你開始信摘要多過原文。Task title 係 30 字描述，抽咗 context。你做嗰件事之前唔再入去讀原 email，靠記憶同 title 做，容易做錯方向。

• 會爆成點：「覆 ABC vendor 報價 — 確認 PO 數量」，你回一個數量，但原 email 其實係問你有冇 budget approval，兩件唔同嘅事。
• 點救：做嗰件事之前一定撳 Source link 讀返原 email，唔好靠 title 猜。Notion task 嘅 Source 欄位係關鍵習慣，唔係裝飾。

呢幾個位，就係「跑一次 demo、Notion 入咗幾個 task」同「跑幾個月、你真係唔再喺背景擔心漏嘢」之間嘅距離。

Email、Slack、WhatsApp 唔係「inbox」——係「有人對你有期望嘅暫存區」。個腦記唔記得呢啲期望，係件碰運氣嘅事。將佢哋抽出嚟、變成一張你會打開嘅清單，先至係個腦可以投資喺高判斷力工作嘅前提。Cowork 唔係幫你慳時間，係幫你搬走嗰個「我會唔會睇漏嘢」嘅背景程序。