Email 變待辦：Cowork 整理後再放入 Notion

有封Email，唔一定就有一件事要做

客戶問價、同事補資料、自己答應星期五交初稿，都可能藏喺同一條郵件對話。最有用嘅整理，係分清楚邊件等你做、邊件等對方回覆，同邊件只係通知。

先用幾封已去除敏感資料嘅樣本試做。可以提供匯出文字，或使用已獲授權嘅連接器；唔需要為咗試流程就開放成個信箱。

1. 先約定待辦表嘅欄位

Notion可用標題、狀態、期限、優先次序、來源連結及擷取日期。再加一個固定任務ID，方便重跑時更新原任務。

「來源」唔一定適合所有睇到待辦表嘅人。私人Email連結同內容摘要都可能洩露資料，先確認表格分享範圍。Email標籤只係篩選方式，唔等於連接器嘅存取權限。

2. 先產生本機草稿

請從指定郵件整理待辦草稿，唔寫入Notion或修改郵件。

逐條對話睇清最新進展。分開：對方要求我做、我已答應做、等對方回覆、純資訊。已回覆唔代表我答應嘅工作已完成；未讀亦唔代表一定有行動。

每件事列清動作、交付物、負責人、對方明確要求嘅期限、來源訊息ID／連結及支持原句。冇期限就留空；如有建議處理日，放另一欄，標明係建議。

用訊息ID加行動序號建立任務ID。同一條Email可以有幾件事；同一件事喺後續回覆有更新，就列更新建議，唔另開重複任務。無法確定是否完成，標待確認。

優先次序按我提供嘅規則及明確期限判斷。唔憑寄件人職級、語氣或「urgent」一個字就自動升到最高。

輸出tasks-preview.csv同待核清單。唔send、archive、delete或更改任何郵件。

3. 確認後再接 Notion

先喺測試資料庫試一件任務，確認欄位類型、連接器實際支援嘅操作同權限。密鑰用正式連接或受管理設定保存，唔貼入prompt。

需要寫入時，明確指定已核對嘅任務、目標資料庫同可以改嘅欄位。寫完再讀返核對，保留任務ID。唔好一次過授權模型「整理好所有Notion內容」。

同一批郵件跑第二次，預期應該冇重複任務。再補一封改期限嘅回覆，確認系統提出修改原任務，而唔係新增另一件。

4. 定期整理要處理漏跑

只睇過去24小時，漏跑一日就可能漏信。用上次成功處理時間加少量重疊範圍，再靠訊息及任務ID查重；失敗時唔更新成功位置。

排程方式見訂單整理教學。先保持「出草稿」模式，確認資料來源穩定先考慮後續接駁。

Slack或WhatsApp都可以用同一套整理方式，但要先有獲准提供嘅文字或支援連接，唔好假設Cowork直接讀到私人群組。多人共用時，亦要分清邊個負責、邊個有權見到原文。