Cowork 每朝讀你 calendar：每個 meeting 自動出 prep 重點 + 要問嘅問題

情境

朝早 9 點，你開電腦，calendar 已經塞滿：

• 9:30 — 同 product manager 傾 Q3 roadmap
• 11:00 — Sales call，個客上次傾過你都唔記得講過咩
• 1:30 — 你個直屬下屬嘅一對一
• 3:00 — 同供應商檢視 proposal
• 4:30 — 跨 team 開 alignment meeting

每個 meeting 你應該做嘅 prep：

1. 揾返上次同呢個人傾過咩（搜尋 Gmail / Slack / Notion）
2. 揾返今次相關嘅 doc / spec / 數字
3. 諗 3 條要問嘅問題，至少有個切入點入場
4. 睇下個議程合唔合理

5 個 meeting × 12 分鐘 prep = 一個鐘。但你冇一個鐘——你 9 點開電腦，9:30 已經要入第一個 meeting。所以大部分時間，你係裸入 meeting：聽人哋講、唯唯諾諾、行禮如儀，散會先發覺啲嘢應該講而冇講。

呢篇教你設定一次 Cowork，每朝 8:50am 自動讀你 calendar、對照 email + docs、每個 meeting 出一頁 prep doc 放入 Google Drive。你 9 點開電腦，5 份 prep doc 已經喺度。

Caveat：Cowork 要 Pro / Max plan + Claude Desktop。佢會讀你 calendar、emails、Drive 啲嘢，授權之前要諗清楚邊啲帳戶可以授權（建議用工作帳戶，唔好 mix 個人）。呢個 workflow 全部係唯讀——出 doc、唔會自動 send email、唔會改 calendar、唔會回覆任何人。

跟住做

1. 開 Cowork session + 連好帳戶

Claude Desktop（Pro / Max）→ Cowork mode。第一次用要授權以下 access：

• Google Calendar（或 Outlook）— 讀你 events
• Gmail（或 Outlook mail）— 揾返上次 thread
• Google Drive（或 Notion / Dropbox）— 揾相關 doc + 寫低 prep doc

如果你公司用緊 Slack / Teams 又有 MCP connector，順手連埋（變化 2 會用到）。

2. 個核心 prompt — 設定一次跑成年

呢個 prompt 重點係教 Claude 點對照：唔係淨係一口氣攞晒成個 calendar，而係每個 attendee 都要返 Gmail / Drive 揾返 context。

我想設定一個每朝 08:50 (HKT) 自動跑嘅 workflow。觸發： 每個工作日 (Mon-Fri) 朝早 08:50Step 1：讀今日 calendar由我嘅 Google Calendar 攞返今日 09:00 之後嘅所有 events。
排除：
已取消嘅
我拒絕咗嘅
純預留時間 / 專注時段（無其他 attendee 嘅）
1 小時以內嘅短 sync 但 attendee 超過 8 個嘅（大 town hall，唔需要 prep）
Step 2：每個 meeting 出一頁 prep doc每個保留落嚟嘅 meeting，做：A. 基本 info
Title、時間、地點 / link
Attendees（標返內部 vs 外部）
主辦人
B. 上次 context（最重要）
搜返過去 90 日 Gmail + Drive：
同呢班 attendees（尤其主辦人）最近嘅 email thread — 抽 3 個最相關
對話入面提過嘅 decision、commitment、未解決嘅 question
任何「我應承過跟進」嘅 item（呢個必出，唔好漏）
C. 相關 docs
由 Google Drive 揾 3 個最相關嘅 doc / spec / sheet：
Title + 1 句點解相關
直接連結
標返 last edited date（太舊嘅要提我留意）
D. 3 條 prep question
基於 B + C，幫我草擬 3 條我入 meeting 之前要諗清楚嘅問題。
要求：
唔好空泛（唔好出「咩係 success metric」呢類阿媽問題）
要扣 context（例如「上次你提過 timeline 會 push 1 個月，今次有無 update？」）
至少有 1 條係 risk / blocker / 唔肯定嘅地方

3. Output 格式 + Dry run

第一次跑唔好直接 schedule。叫 Cowork：「即時跑一次今朝 calendar，show 我 5 份 prep doc，唔好真係寫入 Drive」。

睇住佢出嘅 output，檢查幾樣嘢：

• Context 抽得準唔準——5 份入面有冇 1 份係抽錯 thread / 攞錯 doc
• 3 條 question 嘅質素——有冇真係扣到 context，定係籠統
• Agenda 建議——合唔合理，有冇漏明顯嘅 item
• 隱私邊界——有冇唔小心抽咗 私人 email / confidential thread

執完先啟用 schedule。輸出落 Google Drive 之後，你可以將 prep doc folder 置頂落 desktop 或者收藏，每朝一 click 就到。

4. 首週微調

頭一個禮拜出嘅 5 × 5 = 25 份 prep doc，你會發現規律：

• 某啲 attendee Cowork 唔識搵 context（例如名字喺 Gmail 用英文、calendar 用中文）→ 加一個別名對照落 prompt
• 3 條問題太籠統 → 加例子落 prompt，show 你想要嘅問題風格
• Agenda 同主辦人原本嘅議程撞→ 改成「淨係喺主辦人冇定 agenda 時先草擬」
• 某啲定期短 meeting（daily standup）唔需要 prep→ 加排除規則

呢個 iteration 大約 2 個禮拜會穩定。穩定之後幾乎唔需要再執——除非你跳 team / 換 role。

變化例子

變化 1：唔用 Cowork，每朝手動觸發

Pro 用家冇 scheduled task，但用 Claude Desktop + MCP 一樣做到，淨係要你每朝自己觸發。

我每朝 8:45 開電腦會手動觸發你一次。每次跑：
讀今日 Google Calendar
對每個 meeting，做上面 Step 2 嘅 A-E
output 唔需要寫 Drive，直接喺呢個 chat 出 markdown 我自己複製
結尾列出「最需要 prep」嗰 1-2 個
我會儲存個 prompt 做 [快速命令]，每朝撳一次。

呢個 setup 嘅取捨：你要記得觸發（一兩個禮拜未養成習慣會漏），但你可以即時跟進、即時微調。

變化 2：加 Slack / Teams DM context

如果你公司 day-to-day 喺 Slack 傾，淨係 email 抽 context 唔夠完整。

喺 Step 2 嘅 B「上次 context」加一層：由 Slack 搜過去 30 日：
同每個 attendee 嘅 DM
attendees 都 in 嘅 channel 入面，最近 提及過 meeting 主題 keyword 嘅 message
抽 3 個最相關，列：
Channel 或 DM
日期
1 句撮要
呢層尤其捉到啲「Slack 講咗、email 冇跟進」嘅 commitment——呢啲最易遺忘。私隱限制同 email 一樣：private channel / 標 機密嘅 thread 只列存在，唔抽內容。

變化 3：Founders / managers 版 — 1:1 meeting prep

你管緊團隊，每星期 5-8 個一對一。每個一對一嘅 prep 同普通 meeting 唔同：重點係上次 action item follow-up + 對方士氣。

如果今日 meeting attendee 得 1 個內部 direct report，當佢做 1:1 處理：Step 2 嘅 B「上次 context」改成：
揾返上次同呢個人嘅 1:1 prep doc（如果有）
抽出上次嘅 action item：佢應承過嘅 + 我應承過嘅
標返：邊啲已完結、邊啲仲處理緊、邊啲過期
Step 2 嘅 D「3 條 prep question」改成：
一條 follow-up：上次 action item 嘅進度
一條 前瞻性：佢手頭 project 嘅 blocker / risk
一條 personal：基於最近 Slack / email 嘅 signal（例如最近 PR review 嘅 turnaround、休假 pattern、佢主動提過嘅長遠 goal）— 唔好太生硬，搵唔到信號就跳過
額外加 Step 2.5：
列我上次 1:1 應承過佢但未做嘅嘢（呢個係最容易失信嘅地方，必出）
列佢最近 3 個 PR / project deliverable 嘅 summary，畀我有具體嘢可以讚
呢類 prep 對保住團隊 trust 嘅 ROI，遠高過任何 sales meeting prep。

拆解：點解會 work，同點解會爆

跟到上面就已經用得。下面呢段係畀**想由「試咗一朝好靚仔」做到「跑足半年都信得過」**嘅人——初學者可以跳過，唔影響你跟住做。

自動化最唔老實嘅地方係：第一朝 prep doc 出晒、靚到你心動，唔代表第二十朝仲係咁。 呢個 workflow 實際會喺以下幾個位爆，你要預咗：

1. Attendee 名字對唔到（最高頻爆） Calendar event 入面 attendee 係「wklee@company.com」，但 Gmail thread 嘅寄件人係「William Lee」、Slack 個 display name 係「阿威」。Cowork 搜返嘅時候未必識 join 三個身份。

• 會爆成點：搵唔到 prior context，prep doc 寫「冇 prior context」——但其實你哋傾過好多次，只係名字冇 match 到。
• 點救：prompt 入面加一個「Attendee alias」字典，例如「wklee = William Lee = 阿威」。頭一兩週邊個搵唔到就即補。

2. Scheduled task 靜默死去（最危） Cowork scheduled job token 過期、API 連接斷、Gmail OAuth revoke 之後，job 可能靜默跳過、唔寫 Drive、又唔寄通知 email——你以為 prep 喺度，其實根本冇跑。

• 會爆成點：你 9 點開電腦揾唔到 prep doc，已經係 9:15，第一個 meeting 15 分鐘後。最壞情況係你唔留意 folder，裸入 meeting 渾然不覺。
• 點救：prompt 內「如果冇法寫入 Drive，至少寄一封錯誤通知 email 畀我」；另外每隔一段時間手動核對 Drive folder 有冇新增。發現斷咗及早 reconnect。

3. 機密 thread 意外寫落 Drive 你授權咗 Gmail + Drive，但 HR offer letter、個人醫療假申請、薪酬談判 thread 都係喺同一個 Gmail 帳戶。Prompt 寫咗「標咗機密只列存在」，但「機密」係你主觀 label，唔係 Gmail 官方 tag——Claude 冇辦法可靠識別所有機密郵件。

• 會爆成點：敏感內容被抽進 prep doc、寫落 shared Drive folder，同一 folder 有 edit 權限嘅同事就可以睇到。
• 點救：建立一個「DO NOT READ」Gmail label，所有機密郵件手動 tag；prompt 加「任何 label 含 'do-not-read' 嘅 thread 完全跳過」。比喺 prompt 講「機密嘢唔好抽」更可靠。

4. Meeting 多嗰日 context 被截斷 今日 8 個 meeting，每個都要搜 90 日 Gmail + Drive，context window 一次過吞唔落咁多資料，系統靜默截斷，某幾份 prep doc 嘅 B 部分出嚟係空或者半殘——但唔會有 error message 提你。

• 會爆成點：你以為 8 份 prep doc 都齊，但其中 2-3 份嘅「上次 context」部分係白板。你唔睇唔知。
• 點救：prompt 加一句「如果某份 prep doc 搵唔到 context 係因為資料太多，明講『context 資料量超限、請手動補充』，唔好靜默留空」。另外可以將 meeting 分兩 batch 跑（例如上午、下午各一次）。

5. Claude「補充」咗假 commitment 搵唔到相關 email / doc，但 Claude 覺得唔好出「冇嘢」，就根據 meeting title + attendee 推斷你「可能」應承過啲咩、「可能」有咩 decision。呢啲係幻構，唔係真實記錄。

• 會爆成點：你帶住一條「上次你答應過 X」嘅假問題入 meeting，被對方當場打臉，trust 即時爆。
• 點救：prompt 已有「搵唔到就明講冇 prior context，唔好作」——但你 dry run 嗰陣要特別測試呢個邊界：故意揀一個從未 email 過嘅新 attendee，確認 Claude 真係出「冇 prior context」而唔係生出嘢嚟。定期抽查，唔好以為設定一次就永遠 ok。

呢幾個位，就係「第一朝靚仔」同「跑足半年仍然信得過」之間嘅距離。

Meeting prep 嘅問題從來唔係「冇時間 prep」——係你最精神嗰 30 分鐘（朝早 9 點）用嚟做機械式 search，所以入到 meeting 已經攰。Cowork 嘅槓桿：將機械式 search 推前到 8:50am 之前，你 9 點開電腦見到嘅係 判斷題，唔係 搜尋題。